Quy trình và nguyên tắc quản lý chất lượng tiêu chuẩn ISO 9001

Có thể nói, việc áp dụng Quy trình thao tác chuẩn SOP và bộ tiêu chuẩn Quản lý chất lượng sản phẩm ISO 9001 vào doanh nghiệp, tổ chức sẽ là một quyết định chiến lược giúp cải tiến kết quả hoạt động tổng thể và cung cấp một nền tảng vững chắc cho hoạt động sản xuất kinh doanh phát triển bền vững thông qua việc quản lý chất lượng triệt để nhất.

Lợi ích khi áp dụng quản lý chất lượng sản phẩm theo ISO 9001

Áp dụng tiêu chuẩn quản lý chất lượng sản phẩm theo ISO 9001

Cụ thể quy trình áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 vào doanh nghiệp, tổ chức như thế nào; bạn hãy theo dõi ngay bài viết dưới đây của chúng tôi! Với kinh nghiệm biên soạn, thực thi và đánh giá nội bộ cho nhà máy sản xuất Mì Ăn Liền Miliket từ những năm 2000 đến nay, nhà huấn luyện doanh nghiệp Thomas Trịnh Toàn có bề dày kinh nghiệm cũng như những bài học vô cùng quý giá về việc xây dựng các quy tắc để quản lý chất lượng sản phẩm thực phẩm, qua đó có thể giúp cho các doanh nghiệp yên tâm trong việc áp dụng và vận hành ISO 9001 phù hợp nhất với thực tế vận hành tại doanh nghiệp.

Lợi ích thực tế khi áp dụng tiêu chuẩn quản lý chất lượng sản phẩm ISO 9001

1. Tăng đáng kể năng suất lao động; giảm được các chi phí vận hành không đáng có thông qua việc xem xét; phân bổ các nguồn lực cho các quá trình; cũng như thiết lập mối tương hỗ giữa các quá trình đó; nhằm mang lại hiệu quả cao nhất; từ đó giảm được giá thành sản phẩm, tăng khối lượng sản xuất, tăng doanh thu.
2. Đáp ứng được việc vượt hàng rào kỹ thuật trong thương mại quốc tế.
3. Giúp doanh nghiệp thấy và xử lý chính xác những chậm trễ; sai sót trong quá trình vận hành doanh nghiệp từ đó các lãnh đạo công ty giảm thời gian kiểm soát; gia tăng sự sáng tạo và đổi mới trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
4. Giúp nâng cao năng lực cạnh tranh; đảm bảo xây dựng và phát triển thương hiệu công ty.

Quy trình xây dựng quản lý chất lượng sản phẩm theo ISO 9001

Lợi ích đã có, vậy làm thế nào để áp dụng ISO hệ thống quản lý chất lượng vào doanh nghiệp, tổ chức? Dưới đây là quy trình gồm 10 bước cần thiết để hoàn thành công việc này:

1. Quyết định có nên áp dụng quản lý chất lượng sản phẩm ISO 9001 hay không?

Việc này phải dựa vào hoạt động của công ty hiện tại có đáp ứng được những yêu cầu giám sát; kiểm tra trong quản lý hay không? Tất nhiên với sự ưu việt của tiêu chuẩn ISO thì một công ty chưa từng có nên có quyết định áp dụng tiêu chuẩn này.

2. Tìm ra đại diện lãnh đạo để xử lý các vấn đề liên quan quy trình quản lý chất lượng

Cần phải bổ nhiệm một đại diện trong ban lãnh đạo của tổ chức làm đại diện lãnh đạo chất lượng. Người này có chuyên môn nhất định về hệ thống ISO và quy trình sản xuất cũng như các quy trình quản trị nội bộ của công ty. Có thể là một Phó Giám Đốc hay một trưởng phòng có kinh nghiệm.

3. Xây dựng kế hoạch thực hiện hệ thống quản lý chất lượng sản phẩm

Để áp dụng ISO 9001 hệ thống quản lý chất lượng; trước tiên chúng ta cần phân tích và xác định được các điều khoản của tiêu chuẩn mà tổ chức mình áp dụng. Sau đó, xem xét sự đáp ứng các điều khoản đó của tổ chức mà nhất là tại những bộ phận, những công việc mà tổ chức dự định áp dụng. Sau khi phân tích các điều khoản, chúng ta có thể xây dựng kế hoạch thực hiện.

4. Thông báo về việc xây dựng và áp dụng quy trình ISO 9001 vào quản lý chất lượng sản phẩm.

Đây là một thông tin quan trọng quyết định mọi hoạt động sản xuất kinh doanh sắp tới. Vì vậy, cần phải thông báo cho tất cả các nhân viên trong doanh nghiệp được biết; để chuẩn bị cho kế hoạch áp dụng.

5. Chuẩn bị tài liệu cho bộ tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO

Bộ tiêu chuẩn ISO 9001 đòi hỏi phải có hệ thống tài liệu bắt buộc, theo yêu cầu của các điều khoản trong tiêu chuẩn. Và tổ chức phải soạn thảo mọi tài liệu liên quan, để phù hợp cho việc đáp ứng và phù hợp với các tiêu chuẩn ISO.

6. Thực hiện xây dựng bộ quy trình quản lý chất lượng theo yêu cầu của ISO 9001

Đưa những quy trình tác nghiệp vào hệ thống tài liệu của ISO 9001 hệ thống quản lý chất lượng; áp dụng trong những phòng ban liên quan của tổ chức. Trong bước này thì các nhà lãnh đạo của tổ chức và đội ngũ nhân viên phải được thông báo về những quy trình làm việc mới; hoặc những thay đổi chính thức trong tài liệu theo tiêu chuẩn ISO 9001 trong bước 5.

7. Đánh giá nội bộ định kỳ về việc tuân thủ các quy trình quản lý chất lượng

ISO 9001, yêu cầu tổ chức phải định kỳ đánh giá hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 của tổ chức, thông qua việc đã đánh giá nội bộ. Việc đánh giá nội bộ sẽ được giúp đỡ để thực hiện trong quá trình tổ chức bắt đầu khi triển khai áp dụng. Việc đánh giá có thể thực hiện mỗi 3 tháng hoặc mỗi 6 tháng để rút kinh nghiệm và tìm ra các lỗi để khắc phục. Việc đánh giá nội bộ nên được thực hiện trước chương trình đánh giá thẩm định hoặc đánh giá cấp chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền phất hành chứng nhận ISO 9001.

8. Đăng ký ISO 9001 – quy trình quản lý chất lượng sản phẩm của Công ty

Trước khi tổ chức, doanh nghiệp có thể nhận được chứng nhận ISO 9001 thì cần phải lựa chọn một tổ chức chứng nhận ISO 9001 để đăng ký chứng nhận. Đơn vị chứng nhận này là một tổ chức độc lập; được công nhận về việc chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng ISO.

Đơn vị này sẽ đánh giá chuẩn đoán hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 của doanh nghiệp; nếu cuộc đánh giá hoàn tất và phù hợp theo yêu cầu của tiêu chuẩn thì họ sẽ cấp giấy chứng nhận ISO 9001.

9. Nhận Chứng nhận ISO 9001

Đây là một bước cực kỳ quan trọng; doanh nghiệp được cấp phải được tổ chức chứng nhận ISO 9001 đánh giá là vượt qua và nhận được chứng chỉ chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng phù hợp ISO 9001. Các bước từ 1 đến 8 được thiết kế để doanh nghiệp có thể đạt được chứng chỉ ISO 9001 này.

Tuy nhiên, đội ngũ nhân viên của tổ chức có thể sẽ chưa quen với việc đánh giá của một tổ chức ở bên ngoài, do đó cần phải khuyến khích, động viên họ để có sự chuẩn bị tốt cho công cuộc đánh giá; cũng như là phải hướng dẫn cách thức tương tác, phối hợp với những chuyên gia đánh giá chứng nhận. Đừng để một nhân viên không am hiểu gì về hệ thống ảnh hưởng đến việc đánh giá chứng nhận ISO 9001 hệ thống quản lý chất lượng.

10. Duy trì chứng chỉ ISO 9001

Có rất nhiều doanh nghiệp đã sai lầm khi nghĩ rằng, chỉ cần có chứng chỉ chứng nhận bộ tiêu chuẩn ISO 9001 đã là bước cuối cùng của công việc xây dựng và áp dụng chứng nhận ISO 9001.

Tuy nhiên, việc duy trì được hệ thống quản lý chất lượng đó cũng quan trọng không kém. Do đó, doanh nghiệp cần được đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 của mình được vận hành xuyên suốt ở trong hoạt động hàng ngày của tổ chức và phải thường xuyên cải tiến nó hơn nữa.

---

---

07 Nguyên Tắc Quản Lý chất lượng sản phẩm

Nguyên tắc số 1 về quản lý chất lượng sản phẩm: Hướng vào khách hàng

Hướng vào khách hàng là nguyên tắc đầu tiên và là nguyên tắc chủ chốt trong các tiêu chuẩn quản lý chất lượng của bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Khách hàng luôn là yếu tố quan trọng tạo nên lợi nhuận và giá trị thương hiệu cho doanh nghiệp. Sự thành công của doanh nghiệp phụ thuộc vào khách hàng vì vậy việc đặt trọng tâm doanh nghiệp hướng vào khách hàng, đáp ứng sự mong đợi của khách hàng là vô cùng quan trọng.

Cơ sở nguyên tắc định hướng vào khách hàng của tiêu chuẩn ISO

Các nguyên tắc trong tiêu chuẩn quản lý chất lượng của ISO 9001:2015 được sử dụng như một nền tảng để cải tiến hiệu suất hoạt động trong tổ chức. Trong đó, thực hiện nguyên tắc “Hướng vào khách hàng” là yêu cầu tưởng chừng như đơn giản nhưng không phải ai cũng hiểu rõ về nó.

Một doanh nghiệp để có được sự phát triển thành công lâu dài và bền vững phải có khả năng thu hút và giữ được niềm tin của khách hàng. Mỗi khía cạnh trong hoạt động tương tác giữa khách hàng và doanh nghiệp đều mang lại những cơ hội tạo ra nhiều giá trị thiết thực cho khách hàng. Doanh nghiệp không những phải cung cấp những sản phẩm dịch vụ với chất lượng tốt nhất cho khách hàng mà còn phải hiểu được nhu cầu hiện tại và tương lai của khách hàng. Khi đó, doanh nghiệp mới có thể phát triển bền vững và đạt được những lợi ích từ việc thực hiện nguyên tắc định hướng vào khách hàng.

Những lợi ích đạt được từ nguyên tắc “Hướng vào khách hàng”

Các doanh nghiệp, tổ chức thực hiện hoạt động kinh doanh đều tồn tại và phát triển với mục đích tìm kiếm lợi nhuận thông qua việc thỏa mãn các nhu cầu của khách hàng. Khách hàng là nguồn lợi chính không thể thay thế của doanh nghiệp, cũng vì vậy việc hoạt động hướng vào khách hàng có thể trực tiếp mang lại những lợi thế to lớn cho doanh nghiệp như:

• Khiến khách hàng sẵn sàng chi trả cao hơn khi được đáp ứng đúng nhu cầu.
• Tăng giá trị thương hiệu của doanh nghiệp qua những đánh giá tốt của khách hàng.
• Gia tăng lòng tin, sự trung thành của khách hàng.
• Nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng.
• Có được nhiều khách hàng mới thông qua sự truyền miệng của những khách hàng cũ.
• Gia tăng đáng kể doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp

Để áp dụng nguyên tắc định hướng vào khách hàng hiệu quả, doanh nghiệp cần có định hướng xây dựng và quản lý các mối quan hệ khách hàng, đảm bảo thực hiện thực hiện đầy đủ, đảm bảo, nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng.

Bằng các hoạt động chính sau:

• Định nghĩa và nhận diện rõ ràng khách hàng bên ngoài lẫn khách hàng nội bộ
• Nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng bằng cách nâng cao khả năng hoạt động của các phòng ban trong tổ chức
• Tập trung vào các nhu cầu của khách hàng ở hiện tại lẫn tương lai.
• Nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng bằng cách tập trung mọi hoạt động của tổ chức theo các mục tiêu được liên kết với nhu cầu và kỳ vọng của khách hàng
• Có quy trình rõ ràng để phân bổ nguồn lực và đảm bảo các hoạt động sản xuất, phát triển sản phẩm, dịch vụ khách hàng diễn ra nhanh chóng, nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng.
• Đo lường, theo dõi sự hài lòng của khách hàng để có những hành động cải tiến thích hợp.
• Thiết lập các mối quan hệ khách hàng, đối tác, doanh nghiệp cùng nhau hỗ trợ phát triển.

Tóm lại:

Nguyên tắc Hướng vào khách hàng luôn được đề cao và là nguyên tắc đầu tiên cần thực hiện trong các phiên bản của tiêu chuẩn ISO 9001. Bằng cách tập trung vào yếu tố khách hàng, doanh nghiệp có thể xác định rõ ràng mục tiêu hoạt động tổng thể nhằm mục đích phục vụ khách hàng, đáp ứng các yêu cầu của khách hàng để phát triển hoạt động kinh doanh. Từ đó, doanh nghiệp sẽ có những hướng đi đúng đắn trong những bước đầu áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Giúp đạt được những lợi ích to lớn, đem lại sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp.

Nguyên tắc số 2 về quản lý chất lượng sản phẩm: Lãnh đạo trong tổ chức

Người lãnh đạo trong tổ chức có vai trò rất lớn đối với việc phát triển hệ thống quản lý chất lượng theo bộ tiêu chuẩn ISO 9001 cho doanh nghiệp. Lãnh đạo trong tổ chức cũng là nguyên tắc thứ hai của tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO dựa trên 7 nguyên tắc quản lý chất lượng. Đây là nguyên tắc quan trọng thể hiện sự đồng lòng của lãnh đạo ở các cấp trong việc thiết lập mục tiêu chất lượng, phương án thực hiện trong tổ chức. Nắm vững nguyên tắc lãnh đạo trong tổ chức còn là cơ sở để tạo điều kiện thúc đẩy sự thành công và phát triển lâu dài của doanh nghiệp.

Nền tảng của nguyên tắc lãnh đạo

Khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015, việc duy trì vận hành của cả hệ thống quản lý chất lượng sẽ cần bỏ ra nhiều công sức. Trong đó, vai trò của người lãnh đạo sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc áp dụng, vận hành và đo lường mức độ thành công của ISO 9001. Đặc biệt, khi áp dụng khi thực hiện mục tiêu chất lượng, cần có sự đồng lòng của toàn bộ tổ chức. Do đó, nguyên tắc lãnh đạo phải được đề cao để người lãnh đạo có thể dồn toàn bộ công sức vào các hoạt động cải tiến chất lượng của tổ chức.

Để đạt được nguyên tắc lãnh đạo, nhà quản trị cần có phương pháp, có nguồn lực để thực hiện, giải quyết những khó khăn, hướng tới mục tiêu cuối cùng của quản lý chất lượng. Điều đó sẽ giúp tổ chức thống nhất về mục tiêu chất lượng, tránh việc thực hiện không đồng nhất gây mâu thuẫn giữa các phòng ban, gây ra sự trì trệ trong hoạt động của doanh nghiệp.

Những hoạt động của việc thực thi nguyên tắc lãnh đạo

• Khởi tạo, duy trì và truyền tải văn hóa tổ chức tập trung vào các giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. Đề cao những giá trị chung, tính công bằng trong tổ chức và đạo đức kinh doanh.
• Không ngừng truyền đạt các khái niệm về sứ mệnh và tầm nhìn, các chiến lược, chính sách, quy trình. Đảm bảo mọi cá nhân trong doanh nghiệp đều có thể hiểu và thực thi theo đúng định hướng được đề ra.
• Khuyến khích cởi mở suy nghĩ, đề cao tính chính trực, văn hóa nói thật nói thẳng, niềm tin vào con người và sự liêm chính.
• Tạo ra một môi trường làm việc đáng tin cậy, liêm chính và trung thực.
• Các cấp lãnh đạo trong tổ chức phải nhận thức được các vấn đề chất lượng và là người tiên phong, đi đầu trong giải quyết, thúc đẩy mọi người.
• Đẩy mạnh gắn kết toàn bộ tổ chức, hướng tới việc hoàn thành mục tiêu chất lượng, tạo sự cam kết gắn bó trong toàn thể doanh nghiệp.
• Có các hoạt động động viên, khích lệ, truyền cảm hứng và công nhận sự đóng góp của các cá nhân trong tổ chức.
• Dự trù đầy đủ nguồn lực để thực thi các mục tiêu đã đề ra.

Lợi ích khi thực hiện nguyên tắc lãnh đạo trong tổ chức

• Tạo tính thống nhất cho các quy trình của tổ chức, giúp các bộ phận dễ dàng phối hợp, hỗ trợ nhau.
• Nâng cao khả năng giao tiếp giữa các cấp trong doanh nghiệp, giúp phân bổ tốt luồng thông tin.
• Tăng tính hiệu quả và khả năng thực hiện mục tiêu chất lượng của tổ chức.
• Hoàn thiện năng lực tổ chức của các cấp lãnh đạo cũng như từng thành viên trong tổ chức để đáp ứng tốt hơn mong đợi của khách hàng.

Tóm lại

Nguyên tắc lãnh đạo trong tổ chức tập trung nhấn mạnh vai trò của người lãnh đạo trong việc điều hành và thực thi các nguyên tắc chất lượng. Lãnh đạo phải là người làm gương, tạo và duy trì hình ảnh gắn liền với mục tiêu của tổ chức và thống nhất các hoạt động trong tổ chức từ trên xuống dưới. Ngoài ra, khi thực hiện nguyên tắc lãnh đạo, nhà quản trị cần thiết lập một tầm nhìn rõ ràng về tương lai của tổ chức, từ đó thúc đẩy sự phát triển của tổ chức thông qua việc thực hiện các quy trình chất lượng một cách triệt để.

Nguyên tắc số 3 về quản lý chất lượng sản phẩm: Sự cam kết của mọi người

Khi nhắm đến mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp, sự cam kết của mọi người được nhìn nhận là yếu tố tiên quyết ảnh hưởng đến sự thành công của doanh nghiệp. Sự cam kết của mọi người là nguyên tắc thứ ba trong các tiêu chuẩn quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Nguyên tắc cam kết được thể hiện dưới sự phát huy nhân tố con người trong tổ chức. Đây cũng chính là nội lực của doanh nghiệp tạo nên sức mạnh cho tổ chức trên con đường hình thành, xây dựng và thực hiện mục tiêu cải tiến chất lượng.

Nền tảng gắn kết sự cam kết của mọi người trong tổ chức

Mọi thành viên trong tổ đều góp phần không nhỏ trong việc tạo nên sự thành công của tổ chức. Trong quản lý chất lượng, việc thực thi các quy trình cải tiến chất lượng không chỉ là công việc của một phòng ban cụ thể. Mỗi cá nhân trong tổ chức phải có sự gắn kết, cam kết thực hiện quản lý chất lượng, biến những hoạt động chất lượng trở thành trách nhiệm, gắn liền với các hoạt động hằng ngày.

Điều quan trọng nhất để doanh nghiệp thực hiện hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng là phải chú trọng vào yếu tố con người. Tổ chức khi thực hiện nguyên tắc hướng đến sự cam kết của mọi người phải đảm bảo công tác đào tạo, huấn luyện cho nhân viên có đầy đủ năng lực, kiến thức để có thể tham giao vào các hoạt động cải tiến giá trị cho doanh nghiệp. Từ đó tối đa hóa nguồn lực doanh nghiệp tập trung vào các hoạt động tạo ra giá trị, giảm thiểu sự lãng phí trong sản xuất. Khi đó, các cá nhân trong tổ chức sẽ cảm thấy được tin tưởng và ra sức cố gắng, tham gia hoàn thành các mục tiêu chất lượng được đề ra một cách hoàn thiện nhất.

Lợi ích chính của việc thực hiện nguyên tắc cam kết

1. Tăng tính hợp tác giữa các phòng ban, giữa các cá nhân trong tổ chức.
2. Cải thiện sự hài lòng của mọi người, nâng cao uy tín của tổ chức.
3. Phát triển các hoạt động cải tiến không ngừng, liên tục giải quyết các vấn đề phát sinh.
4. Phát triển con người bằng việc tạo cơ hội cho nhân viên tham gia các dự án, các hoạt động đào tạo nâng cao trình độ và kinh nghiệm của họ, góp phần phát triển các sáng kiến cá nhân, đề cao tinh thần sáng tạo.
5. Nâng cao tri thức của toàn bộ nhân viên, làm cho nhân viên có hứng thú nỗ lực tham gia vào các hoạt động về chất lượng để đạt được mục tiêu chất lượng.
6. Gắn kết tất cả các thành viên trong tổ chức tham gia vì mục tiêu chung, thể hiện sức mạnh, sự đoàn kết của doanh nghiệp.

Những hoạt động chính trong nguyên tắc tiến đến sự cam kết của mọi người

• Đảm bảo mọi thành viên trong tổ chức có đủ điều kiện đóng góp cho hoạt động của tổ chức và nhận được sự đánh giá đúng mực.
• Phát triển từng cá nhân trong doanh nghiệp thành những nhân viên đáng tin cậy.
• Tăng cường việc trao đổi linh hoạt nhân viên để mỗi cá nhân đều có thể hiểu được vai trò và tính chất của từng vị trí công việc quan trọng ra sao.
• Khuyến khích sự hợp tác của các cá nhân trong tổ chức.
• Khuyến khích nhân viên thực hiện các hoạt động cải tiến liên tục.
• Khuyến khích trao đổi cởi mở những vấn đề chất lượng, không công kích cá nhân.
• Đánh giá dựa theo năng lực của mỗi cá nhân, có sự khách quan, chính xác.
• Tăng cường nâng cao và chia sẻ tri thức của tổ chức.

Tóm lại

Ý nghĩa chính trong nguyên tắc sự cam kết của mọi người đề các hoạt động gắn kết con người trong tổ chức. Sự cam kết là động lực thúc đẩy các hoạt động cải tiến chất lượng trong tổ chức. Cam kết là khi nhân viên được trao quyền, được xem trọng và họ hiểu rõ vai trò của họ, hiểu rõ sự kỳ vọng của tổ chức để phấn đấu, thực hiện cam kết để đạt được sự kỳ vọng đó. Từ đó tạo sự tương tác hành động, hỗ trợ lẫn nhau giữa các phòng ban, góp phần hoàn thiện sự thành công của hệ thống quản lý chất lượng.

Nguyên tắc số 4 về quản lý chất lượng sản phẩm: Tiếp cận theo quá trình

Để tổ chức hoạt động hiệu quả, nhà quản trị cần thực hiện nguyên tắc Tiếp cận theo quá trình khi thực hiện các hoạt động quản trị chất lượng trong tổ chức. Đây cũng là nguyên tắc thứ 4 trong bộ tiêu chuẩn quản lý chất lượng của ISO 9001:2015 dựa trên 7 nguyên tắc chính. Tiếp cận theo quá trình sẽ giúp triển khai và quản lý một cách có hệ thống các hoạt động cải tiến chất lượng cho doanh nghiệp. Do đó, nhà quản trị nên hiểu rõ nguyên tắc Tiếp cận theo quá trình để có thể xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả toàn diện.

Khái quát cơ sở của nguyên tắc Tiếp cận theo quá trình

Hệ thống quản lý chất lượng bao gồm các hoạt động, quy trình có liên quan mật thiết với nhau. Tất cả các hoạt động trong tổ chức đều có sự liên quan, tính tương tác lẫn nhau, do đó khi tiếp cận một vấn đề dưới hình thức quá trình nhà quản trị sẽ dễ dàng nhận biết được vai trò, tính tương tác của vấn đề đó trong tổ chức.

Tiếp cận các hoạt động, các vấn đề chất lượng theo hướng quá trình sẽ cho phép doanh nghiệp dễ dàng phát hiện các lãng phí trong sản xuất, các mối nguy hại ảnh hưởng đến quá trình hoạt động và có biện pháp loại bỏ nó. Từ đó, dễ dàng hơn trong việc dự đoán các ảnh hưởng của hoạt động và có phương án khắc phục hiệu quả nhằm tối ưu hóa nguồn lực doanh nghiệp, đáp ứng các yêu cầu của quy trình một cách chính xác nhất.

Những lợi ích của việc thực hiện quy trình tiếp cận

1. Thể hiện niềm tin của tổ chức ở một mức độ nhất định, làm tăng uy tín, niềm tin của tổ chức với các bên liên quan như khách hàng, chủ sở hữu, nhân viên, các đối tác.
2. Tối ưu hóa hiệu suất công việc của tổ chức thông qua các hoạt động quản lý quy trình hiệu quả.
3. Tận dụng và tối ưu hóa nguồn lực doanh nghiệp một cách hợp lý, loại bỏ các hoạt động dư thừa lặp lại gây lãng phí, tiên đến một mô hình sản xuất tinh gọn cho doanh nghiệp.
4. Tạo cho doanh nghiệp khả năng nhận diện các quy trình cốt lõi, đẩy mạnh tập trung nguồn lực vào các quy trình chính yếu, nâng cao cơ hội phát hiện và có biện pháp cải tiến các sai sót trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
5. Có khả năng dự đoán các mục tiêu, đầu ra mong đợi của doanh nghiệp dựa trên cơ sở thiết lập các quy trình, kết nối cho thấy rõ sự tương tác hay ảnh hưởng lẫn nhau của các hoạt động trong doanh nghiệp.

Các hoạt động chính khi thực hiện nguyên tắc Tiếp cận theo quy trình

• Xác định đầu ra, mong muốn của hệ thống để hình thành các mục tiêu, quy trình cụ thể nhằm đạt được những mong muốn đó.
• Đo lường năng lực hoạt động của các quy trình.
• Tập trung vào khả năng liên kết giữa các hoạt động của doanh nghiệp.
• Tiến hành đưa các tất cả các hoạt động về dưới dạng quá trình.
• Luôn ưu tiên cho các cơ hội cải tiến quá trình.
• Thiết lập cơ sở nguồn lực, quyền hạn và trách nhiệm quản lý các quy trình để đảm bảo các mục tiêu hoạt động có sự giám sát và có thể hành động khi cần thiết.
• Xác định từng quy trình riêng lẻ có ảnh hưởng như thế nào đến các quy trình khác hoặc ảnh hưởng ở cấp độ toàn bộ quá trình.
• Dự trù quản lý rủi ro dựa trên ảnh hưởng của các quy trình đối với sản phẩm hay kết quả chung của toàn bộ hệ thống chất lượng.
• Sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của tổ chức.

Tóm lại

Nguyên tắc tiếp cận theo quá trình hướng đến mục đích chính là việc xác định và kết nối các yếu tố của các hoạt động trong hệ thống tổ chức. Hệ thống quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều hoạt động phức tạp, thực hiện nguyên tắc Tiếp cận theo quá trình sẽ là giải pháp giúp doanh nghiệp quản lý hệ thống chất lượng dễ dàng và hiệu quả. Cách tiếp cận theo quá trình cũng là phương thức hiệu quả giúp doanh nghiệp kiểm soát và đo lường kết quả của các hoạt động phục vụ cho mục tiêu chất lượng. Từ đó, giúp doanh nghiệp thực hiện đúng các hoạt động chất lượng theo quá trình, tiến đến việc xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng toàn diện hiệu quả theo tiêu chuẩn ISO 9001.

Nguyên tắc số 5 về quản lý chất lượng sản phẩm: Cải tiến liên tục trong tổ chức

Để nâng cao hoạt động năng suất chất lượng của tổ chức, việc thực hiện cải tiến liên tục là vô cùng cần thiết. Cải tiến liên tục cũng chính là nguyên tắc số 5 trong các tiêu chuẩn quản lý chất lượng của ISO 9001:2015. Nguyên tắc này có vai trò vô cùng quan trọng trong việc xác định mục tiêu, tìm kiếm và thực hiện các giải pháp cải tiến chất lượng. Để thực hiện hiệu quả nguyên tắc cải tiến liên tục, nhà quản trị phải hiểu rõ chất lượng là gì, từ đó xác định được những phương hướng hành động cụ thể cho doanh nghiệp.

Nền tảng hình thành nguyên tắc cải tiến liên tục trong tổ chức

Cải tiến liên tục trong tổ chức là nguyên tắc cần thiết giúp doanh nghiệp phân tích, đánh giá tình trạng hiện tại để xác định các lĩnh vực cần cải tiến, thiết lập mục tiêu chất lượng và tìm kiếm những giải pháp thực hiện để đạt được mục tiêu đó. Nguyên tắc cải tiến liên tục có tầm ảnh hưởng rất lớn đối với việc duy trì năng lực nội tại của tổ chức, tăng khả năng phản ứng với các thay đổi bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, tạo điều kiện cho doanh nghiệp nắm bắt những cơ hội phát triển. Ngoài ra việc thực hiện cải tiến liên tục cũng giúp doanh nghiệp luôn luôn được đổi mới, nâng cao năng lực cạnh tranh, nâng cao khả năng đáp ứng của doanh nghiệp vượt xa sự mong đợi của khách hàng.

Lợi ích từ việc thực hiện nguyên tắc cải tiến liên tục

1. Nâng cao khả năng tập trung nguồn lực vào việc phân tích gốc rễ nguyên nhân vấn đề, từ đó có những biện pháp thực hiện hành động khắc phục và ngăn ngừa phù hợp.
2. Nâng cao khả năng dự đoán và phản ứng trước các rủi ro xảy ra bên trong và bên ngoài tổ chức.
3. Cải thiện đáng kể hiệu suất của quy trình hoạt động, nâng cao năng lực của tổ chức và nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng.
4. Giúp triển khai những cải tiến mang tính đột phá, nâng cao năng suất của doanh nghiệp lên gấp nhiều lần.
5. Góp phần cải thiện các vấn đề nghiên cứu và cải tiến, tạo bàn đạp cho các hoạt động của doanh nghiệp sau này.

Những hoạt động thực hiện cải tiến liên tục cho doanh nghiệp

• Thực hiện các hoạt động chất lượng theo quy trình chuẩn, thống nhất tất cả các hoạt động cải tiến về một quy trình chuẩn.
• Phân bổ, trao quyền cho nhân viên trong việc thực hiện các hoạt động cải tiến.
• Cải thiện năng lực và hiệu suất hoạt động của tổ chức.
• Đo lường mức độ hiệu quả của các hoạt động cải tiến chất lượng.
• Ghi nhận và có biện pháp khen thưởng thích đáng cho những thành quả của hoạt động cải tiến.
• Có những biện pháp thúc đẩy các quy trình, mục tiêu cải tiến chất lượng ở toàn bộ các cấp tổ chức.
• Nâng cao công tác đào tạo, huấn luyện toàn thể nhân viên về tinh thần cải tiến, nhận diện các vấn đề của hoạt động cải tiến và sử dụng hiệu quả nguồn lực sẵn có để thực hiện cải tiến.

Tóm lại

Nguyên tắc cải tiến chất lượng trong ISO 9001 góp phần lớn trong việc đáp ứng các thay đổi không ngừng của xu hướng kinh doanh thương mại toàn cầu hóa. Các hoạt động cải tiến cần được diễn ra một cách liên tục không ngừng nghỉ. Nguyên tắc cải tiến liên tục không đơn giản chỉ là một quá trình mà đây còn là một lối tư duy, văn hóa của tổ chức được gắn liền với mọi hoạt động trong quá trình xây dựng hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp. Do đó, mọi thành viên trong tổ chức cần phải có trách nhiệm thực hiện các hoạt động cải tiến dù là nhỏ nhất để đem lại những lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp.

Nguyên tắc số 6 về quản lý chất lượng sản phẩm: Quản lý các mối quan hệ

Khi thực hiện các hoạt động cải tiến chất lượng, nguyên tắc quản lý các mối quan hệ cần được nhà quản trị đặc biệt chú trọng để tạo điều kiện xây dựng và duy trì các mối quan hệ có lợi cho doanh nghiệp. Đây cũng là nguyên tắc thứ 6 trong tiêu chuẩn quản lý chất lượng của ISO 9001. Dưới góc nhìn của ISO, việc quản lý các mối quan hệ là điều kiện quan trọng để gắn bó các lợi ích giữa các bên liên quan đối với doanh nghiệp. Nguyên tắc này cũng mở ra nhiều cơ hội hợp tác phát triển cho doanh nghiệp, giúp khẳng định giá trị của doanh nghiệp trên thị trường.

Nền tảng chính hình thành việc quản lý các mối quan hệ

Trong bối cảnh nền kinh tế toàn cầu hóa, công nghiệp hóa hiện đại hóa, các tổ chức doanh nghiệp cần phải có sự liên kết hợp tác để cùng nhau phát triển. Việc xây dựng các mối quan hệ tương tác là cực kỳ quan trọng. Do đó, các nhà quản trị cần phải quản lý hiệu quả với các bên liên quan, tạo điều kiện cho sự phát triển bền vững của tổ chức.

Doanh nghiệp phải có những hoạt động quản lý và phát triển các mối quan hệ liên quan đến tổ chức như khách hàng, nhà cung cấp, đối tác. Tất cả các bên liên quan đều có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả và năng lực hoạt động của tổ chức. Trong đó, mối quan hệ giữa doanh nghiệp với các bên đối tác, nhà cung cấp có quan hệ mật thiết đến sự thành công lâu dài của tổ chức. Vì vậy, doanh nghiệp cần thực hiện quản lý hiệu quả các mối quan hệ song song với các hoạt động quản lý chất lượng.

Các hoạt động để doanh nghiệp tiến hành quản lý các mối quan hệ với các bên liên quan

• Đẩy mạnh việc thu thập dữ liệu, thông tin và chia sẻ các lợi ích, tài nguyên với các bên liên quan để tăng cường sự hiểu biết lẫn nhau giữa các đối tác.
• Thiết lập các tiêu chí đo lường mức độ hiệu quả của việc đáp ứng các bên liên quan. Có phương án khắc phục đối với các chỉ số không đạt yêu cầu.
• Xây dựng các mối quan hệ và phân chia rõ ràng thời gian ngắn hạn, trung hạn hay dài hạn. Nên tập trung ưu tiên các mối quan hệ dài hạn nhưng có thể linh động tùy theo chiến lược của tổ chức.
• Xác định rõ mối quan hệ với các bên liên quan nào như: khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, đối tác, cộng đồng và chi tiết của các mối quan hệ ấy.
• Phân chia thứ tự ưu tiên theo mức độ quan trọng của các mối quan hệ. Xác định rõ mức độ ảnh hưởng của các bên đối với hoạt động của tổ chức.
• Thực hiện việc ghi nhận và khuyến khích sự hợp tác, kết quả hoạt động từ các bên liên quan.

Lợi ích đạt được từ việc thực hiện nguyên tắc quản lý đối với các mối quan hệ của doanh nghiệp

• Nâng cao năng lực hoạt động và cải thiện giá trị tạo ra bởi các bên liên quan bằng cách chia sẻ nguồn lực, quản lý rủi ro chất lượng, hạn chế các vấn đề phát sinh.
• Nâng cao hiệu suất của doanh nghiệp nhờ việc quản lý các mối quan hệ hợp tác, tạo điều kiện các bên liên quan hiểu rõ, giúp đỡ lẫn nhau đạt được những lợi ích chung.
• Tạo được mục tiêu chung giúp các bên liên quan đều hướng về một cái nhìn chung về việc tạo ra giá trị, tăng sự gắn kết trong quá trình hoạt động với.
• Giúp công tác quản lý và phát triển chuỗi cung ứng được đẩy mạnh, từ đó cung cấp một nguồn ổn định các sản phẩm dịch vụ cho doanh nghiệp.

Tóm lại là:

Nguyên tắc quản lý các mối quan hệ cho doanh nghiệp có ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động của tổ chức. Hoạt động kinh doanh của tổ chức chịu sự tác động của rất nhiều bên liên quan, do đó việc sắp xếp và duy trì các mối quan hệ là vô cùng cần thiết. Tuy nhiên, để mô hình tiêu chuẩn chất lượng đạt hiệu quả, nhà quản trị cần tập trung phân bổ nguồn lực một cách phù hợp, cân đối giữa các mối quan hệ ngắn hạn và dài hạn, ưu tiên cho những mối quan hệ quan trọng. Từ đó, công tác cải tiến chất lượng của doanh nghiệp sẽ được thực hiện dễ dàng hơn nhờ quản lý hiệu quả nguồn lực của các bên liên quan. Góp phần tạo nên sự thành công và phát triển bền vững, lâu dài của tổ chức.

Nguyên tắc số 7 về quản lý chất lượng sản phẩm: Quyết định dựa trên bằng chứng

Quyết định dựa trên bằng chứng là một vấn đề phức tạp đối với nhà quản trị khi thực hiện các quyết định cho doanh nghiệp. Đây cũng là nguyên tắc thứ 7 trong tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001, giúp doanh nghiệp hình thành quá trình thu thập và phân tích thông tin kĩ lưỡng nhằm hạn chế rủi ro cho những quyết định của doanh nghiệp. Việc đưa ra quyết định có ảnh hưởng rất lớn đến định hướng hoạt động và phát triển lâu dài của tổ chức. Do đó, vấn đề ra quyết định dựa trên bằng chứng cần phải được các cấp lãnh đạo trong tổ chức đặc biệt chú ý.

Nền tảng của nguyên tắc ra quyết định dựa trên bằng chứng

Ra quyết định là việc lựa chọn các phương án hành động nhằm giải quyết các vấn đề của tổ chức hoặc đưa ra các chương trình hoạt động cho doanh nghiệp. Trên thực tế, việc ra quyết định là một vấn đề khó khăn và phức tạp, thường được thực hiện một cách nhanh chóng và bị áp lực về mặt thời gian nên luôn tồn tại một số rủi ro nhất định. Thực hiện ra quyết định là công việc trung tâm của nhà quản trị và có ảnh hưởng lâu dài đối với doanh nghiệp nên đòi hỏi rất nhiều công sức của người ra quyết định.

Do đó, việc phân tích thông tin, đưa ra các dữ liệu phân tích đáng tin cậy làm bằng chứng cho việc ra quyết định sẽ giúp nhà quản trị thực hiện các quyết định đúng đắn dễ dàng hơn. Việc xây dựng cơ sở cho quá trình ra quyết định dựa trên bằng chứng cũng giúp những quyết định quản trị có giá trị cao hơn, có độ tin cậy và hạn chế nhiều rủi ro. Ngoài ra, ra quyết định với nguyên tắc dựa trên bằng chứng cũng giúp tránh được các lựa chọn chủ quan dựa vào kinh nghiệm cá nhân, thiếu độ chắc chắn và có rủi ro cao.

Lợi ích của việc ra quyết định dựa trên bằng chứng

• Giúp nhà quản trị tăng khả năng nhận định, xem xét và thay đổi các hoạt động trong tổ chức nhanh chóng.
• Đạt được kết quả tốt, kịp thời nhờ việc ra quyết định nhanh và chính xác.
• Có những cải thiện đáng kể trong quy trình ra quyết định, giảm tỷ lệ sai sót, rủi ro không đáng có.
• Giúp cải thiện hoạt động đánh giá hiệu suất của quy trình, nâng cao khả năng đạt được mục tiêu nhiệm vụ nhờ vào những quyết định kịp thời và đúng đắn.
• Cải thiện hiệu suất và năng lực hoạt động của tổ chức, nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Hoạt động chính của việc thực hiện nguyên tắc ra quyết định

Trong bất kỳ tổ chức nào, việc ra quyết định cũng có ảnh hưởng không nhỏ đến sự phát triển, hoạt động và chất lượng của tổ chức. Vì vậy việc ra quyết định phải được dựa trên bằng chứng từ sự phân tích dữ liệu để đảm bảo doanh nghiệp có những định hướng hành động đúng đắn phù hợp với yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng. Để đảm bảo việc ra quyết định chính xác, hạn chế rủi ro, nhà quản trị cần thực hiện các hoạt động sau:

1. Sử dụng các phương pháp phù hợp để phân tích dữ liệu trước khi ra quyết định.
2. Phân tích các dữ liệu đầu vào cân bằng với kinh nghiệm thực tế.
3. Đảm bảo việc tiếp cận thông tin dữ liệu là chính xác và đáng tin cậy.
4. Đảm bảo việc phân tích dữ liệu được thực hiện bởi người có đủ thẩm quyền, có chuyên môn và năng lực phù hợp.
5. Phải xác định các chỉ số, đo lường thông tin cụ thể để chức minh hiệu suất của việc ra quyết định.
6. Đưa ra các quyết định và hành động dựa trên kết quả của việc phân tích.

Tóm lại:

Việc thực hiện ra quyết định dựa trên bằng chứng một cách đúng đắn sẽ giúp nhà quản trị hạn chế được nhiều vấn đề phát sinh trong doanh nghiệp. Giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn trong việc theo dõi, kiểm tra và nắm được các vướng mắc gặp phải khi thực hiện ra quyết định. Trên cơ sở đó tiến hành chỉnh lý, bổ sung, sửa đổi các quyết định để giải quyết các vấn đề mắc phải và đưa ra những quyết định phù hợp với thực tế, mang lại lợi ích lớn nhất cho hoạt động cải tiến chất lượng. Việc thực hiện những quyết định đúng đắn dựa trên bằng chứng cũng chính là tiền đề để doanh nghiệp xây dựng hệ thống quản lý chất lượng, nâng cao năng lực cạnh tranh, cải thiện doanh thu và lợi nhuận.

Xây dựng Quy trình thao tác chuẩn SOP cùng Nhà huấn luyện doanh nghiệp

Cam kết của nhà huấn luyện doanh nghiệp:

Khi bạn xây dựng được bộ Quy trình thao tác chuẩn hướng tới giá trị cho khách hàng, chắc chắc bạn sẽ nhận được chứng chỉ ISO khi các đơn vị cấp chứng chỉ vào tiến hành Audit công ty bạn.

Khoá huấn luyện xây dựng quy trình thao tác chuẩn SOP

Tham khảo khoá huấn luyện xây dựng quy trình thao tác chuẩn SOP tại đây.

Nhà huấn luyện doanh nghiệp

Business COACH I Executive COACH I Action COACH

MBA, Thomas Trịnh Toàn