TÀI LIỆU THỰC HÀNH: “RÈN LUYỆN 16 NĂNG LỰC SALES CHUYÊN NGHIỆP”

TÀI LIỆU THỰC HÀNH: “RÈN LUYỆN 16 NĂNG LỰC SALES CHUYÊN NGHIỆP”

TÀI LIỆU THỰC HÀNH: “RÈN LUYỆN 16 NĂNG LỰC SALES CHUYÊN NGHIỆP”

PHẦN 1: GIẢI NGHĨA MA TRẬN & Ý NGHĨA 16 NĂNG LỰC

Cách hiểu về ma trận 16 năng lực Sales:

• Cấu trúc ma trận 4x4, gồm 4 hàng và 4 cột, đại diện cho tổng thể hành vi – kỹ năng – tư duy cốt lõi một người làm Sales chuyên nghiệp cần rèn luyện.
• Mỗi ô thể hiện một năng lực độc lập, nhưng tương tác chặt chẽ với các năng lực khác để tạo nên một hệ năng lực hoàn chỉnh.

4 nhóm chính (tạm phân loại theo cột):

Mối quan hệ giữa các năng lực:

• “Hiểu rõ quy trình + đánh giá khách đúng” → nền tảng để tìm lead hiệu quả + chốt sales chính xác
• “Dự báo chính xác + đạt KPI” phụ thuộc vào quy trình chuẩn và hệ thống dữ liệu thực tế
• “Đàm phán – xử lý từ chối – cá nhân hóa” là kỹ năng mềm quan trọng để chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành doanh số
• Các năng lực không tách rời mà phối hợp chu trình: Tìm → Phân tích → Tương tác → Chốt → Duy trì

PHẦN 2: HƯỚNG DẪN RÈN LUYỆN 16 NĂNG LỰC SALES CHUYÊN NGHIỆP

Dưới đây là gợi ý 4–5 bước rèn luyện hàng ngày/tuần cho mỗi năng lực (tôi sẽ viết tiếp phần này từng cụm).

CỤM 1: KỸ NĂNG NỘI BỘ & QUY TRÌNH

1. Phối hợp & Làm việc nhóm hiệu quả

Mục tiêu: Biết hợp tác với Marketing, kỹ thuật, vận hành, kế toán… để phục vụ khách hàng tốt hơn.

✅ 5 bước rèn luyện:

1. Tham gia đầy đủ cuộc họp đội nhóm mỗi tuần – chủ động chia sẻ thông tin khách hàng, đơn hàng.
2. Ghi chú & phản hồi bằng email / công cụ nhóm (VD: Zalo, team/base) để theo dõi tiến độ hỗ trợ khách.
3. Học 1 nội dung căn bản của phòng ban liên quan mỗi tuần (VD: báo giá, thời gian sản xuất, chi phí vận chuyển).
4. Gửi báo cáo ngắn gọn cho phòng liên quan sau mỗi đơn hàng lớn / hợp đồng chốt thành công.
5. Tự đặt KPI phối hợp: Đảm bảo 100% đơn hàng không gặp lỗi do hiểu sai thông tin nội bộ.

2. Hiểu rõ quy trình mua hàng của khách hàng

Mục tiêu: Nắm được ai là người ra quyết định, quy trình mua hàng ra sao để dự báo chính xác và xử lý nhanh.

✅ 4 bước rèn luyện:

1. Hỏi rõ các vai trò: Người ra quyết định, người dùng, người kiểm duyệt tài chính trong 3 cuộc gọi đầu tiên.
2. Vẽ sơ đồ phê duyệt đơn hàng / hợp đồng của khách hàng – lưu lại trong CRM hoặc ghi chú riêng.
3. Lặp lại câu hỏi: “Ai nữa cần xem qua trước khi anh/chị quyết?” ở các giai đoạn quan trọng.
4. So sánh quy trình giữa các khách để tìm điểm chung / đặc thù ngành, cập nhật lại cho team học chung.

3. Hiểu rõ quy trình bán hàng của bạn, công ty bạn

Mục tiêu: Hiểu sâu SOP, quy trình, quyền hạn để cam kết đúng với khách và tối ưu thời gian xử lý.

✅ 5 bước rèn luyện:

1. Tự học và ghi nhớ sơ đồ 5–7 bước bán hàng nội bộ (Từ báo giá → ký hợp đồng → xuất kho → thanh toán).
2. Gặp gỡ định kỳ phòng vận hành / sản xuất để nắm thời gian đáp ứng từng loại đơn hàng.
3. Ghi lại thời gian thực tế cho mỗi deal từ A-Z, so sánh với quy trình lý tưởng.
4. Luyện cách giới thiệu quy trình làm việc của công ty với khách trong 60 giây.
5. Đề xuất 1 cải tiến nhỏ về quy trình mỗi quý.

4. Điều hướng chính sách của khách hàng → công ty

Mục tiêu: Linh hoạt đàm phán & biết cách điều chỉnh kỳ vọng giữa đôi bên (win-win).

✅ 4 bước rèn luyện:

1. Hỏi rõ chính sách mua hàng / nhà cung cấp của khách ngay từ lần đầu trao đổi.
2. Tổng hợp các chính sách khách hay yêu cầu (chiết khấu, công nợ, hoàn trả…) thành checklist.
3. Luyện nói lại chính sách công ty + đưa ra giải pháp linh hoạt (VD: gộp đơn, tặng hàng thay vì giảm giá).
4. Mỗi tuần chọn 1 ca “khó xử lý chính sách” để review lại với quản lý – học cách điều hướng.

CỤM 2: DỰ BÁO – ĐÁNH GIÁ – CHỈ TIÊU – CHỐT HỢP ĐỒNG

5. Đánh giá khách hàng tiềm năng đạt đủ điều kiện (Qualified Lead)

Mục tiêu: Biết chọn khách hàng có khả năng mua thật sự, tránh mất thời gian vào khách "ảo".

✅ 4 bước rèn luyện:

1. Áp dụng bộ câu hỏi MAN/BANT (Budget – Authority – Need – Timing) trong lần đầu gặp khách (Ngân sách, Quyết định, Nhu cầu, Tiến độ).
2. Đặt tiêu chí loại khách hàng ngay từ đầu: ngành nghề, quy mô, thời gian mua, nhu cầu thực tế.
3. Chấm điểm cơ hội bán hàng (Lead Scoring) dựa trên thang điểm 10 (mỗi tuần review lại).
4. Tham khảo danh sách deal cũ không thành công để tìm mẫu số chung về khách “không đạt điều kiện”.

6. Khả năng dự báo CHÍNH XÁC doanh số

Mục tiêu: Biết ước tính sát thực doanh số tháng / quý / năm dựa trên pipeline và dữ liệu thực tế.

✅ 5 bước rèn luyện:

1. Cập nhật pipeline mỗi tuần theo tỷ lệ chuyển đổi từng giai đoạn (lead – demo – báo giá – chốt).
2. Gắn sát ngày dự kiến ký hợp đồng vào mỗi cơ hội trong CRM và review lại định kỳ.
3. So sánh số liệu dự báo vs thực tế hàng tuần, ghi chú sai lệch để điều chỉnh kỹ năng phân tích.
4. Phân loại deal “gần chốt”, “còn do dự”, “chưa đủ điều kiện” để tăng độ chính xác dự báo.
5. Xây dựng thói quen: chỉ báo cáo con số bạn tin chắc 70% trở lên.

7. Đạt được chỉ tiêu doanh thu / doanh số

Mục tiêu: Biết cách “chia nhỏ để hoàn thành lớn”, bám sát chỉ tiêu từng giai đoạn.

✅ 5 bước rèn luyện:

1. Chia chỉ tiêu tháng / quý thành mục tiêu tuần, thậm chí theo ngày.
2. Theo dõi % đạt mục tiêu mỗi tuần, cập nhật biểu đồ cá nhân (hoặc bảng treo tại văn phòng).
3. Luôn có 1–2 chiến dịch cá nhân phụ trợ (tạo deal mới, giới thiệu chéo, Upsell) để "tăng tốc" khi cần.
4. Tự review vào mỗi thứ Sáu: đạt % nào? Thiếu bao nhiêu? Hành động bù ra sao? = Báo cáo và Kế hoạch tuần sau.
5. Học & áp dụng chiến thuật “Chốt sớm – không dồn cuối tháng” để tránh áp lực giai đoạn cuối.

8. Chốt sales, ký được hợp đồng đúng hạn

Mục tiêu: Đưa khách từ quan tâm đến ký kết HĐ trong đúng khung thời gian đã đề ra.

✅ 4 bước rèn luyện:

1. Luôn thiết lập deadline rõ ràng trong quá trình tư vấn (VD: “Mình sẽ chốt trong tuần này đúng không anh/chị?”).
2. Làm checklist các bước trước khi chốt: thông tin hợp đồng – điều khoản – quyết định cuối cùng.
3. Học kỹ cách xử lý các rào cản cuối cùng: “Cần thêm thời gian”, “Xem lại ngân sách”, “Chờ sếp”...
4. Đo tỷ lệ chuyển đổi lead → ký hợp đồng từng tuần, từng tháng để điều chỉnh cách tiếp cận.

CỤM 3: PHÁT TRIỂN KHÁCH HÀNG & BÁN GIÁ TRỊ

9. Tìm kiếm các đầu mối kinh doanh mới (Tìm Leads)

Mục tiêu: Chủ động tạo ra khách hàng tiềm năng mới mỗi tuần – không phụ thuộc hoàn toàn vào marketing hoặc giới thiệu.

✅ 5 bước rèn luyện:

1. Mỗi tuần đặt mục tiêu cụ thể: Tạo ít nhất 5 lead mới qua email, LinkedIn, sự kiện, khảo sát hoặc gọi lạnh (Cold-call).
2. Tham gia 1 nhóm networking hoặc sự kiện khách hàng / ngành nghề ít nhất mỗi tháng.
3. Đặt KPI “lead mới” vào biểu đồ cá nhân – theo dõi theo tuần và tháng.
4. Tái khai thác khách hàng cũ không mua (Lost leads): hỏi lại sau 30–60–90 ngày [3-6-9 ngày]
5. Phối hợp Marketing để tận dụng quảng cáo – ebook – ưu đãi đổi lead.

10. Bán ra (trao) giá trị và kết quả kinh doanh (Value-based Selling)

Mục tiêu: Thuyết phục khách hàng dựa trên lợi ích cụ thể họ nhận được, không chỉ nói về tính năng sản phẩm.

✅ 5 bước rèn luyện:

1. Xây dựng bảng giá trị (Value Map) cho sản phẩm/dịch vụ bạn đang bán: liệt kê 3–5 giá trị cụ thể cho từng phân khúc KH.
2. Luyện tập câu chuyện bán hàng theo hướng “Trước khi dùng – Sau khi dùng” mỗi tuần với 1 khách hàng thật.
3. Hỏi khách hàng: “Anh/chị kỳ vọng kết quả cụ thể gì sau khi triển khai?” và phản ánh vào cách tư vấn.
4. Chia sẻ case study, testimonial có thật kèm số liệu ROI – tập nói lại như kể chuyện.
5. Tự ghi âm bài chào hàng → rà soát lại xem mình đang nói về sản phẩm hay giá trị.

11. Có, đạt được sự chấp thuận nội bộ cần thiết

Mục tiêu: Biết cách xin duyệt nhanh các điều chỉnh về giá, chính sách, giải pháp… mà không làm chậm quy trình chốt sales.

✅ 4 bước rèn luyện:

1. Hiểu rõ ai là người duyệt điều kiện đặc biệt trong công ty (giá, chiết khấu, thanh toán...).
2. Gửi yêu cầu nội bộ theo checklist rõ ràng (nội dung – lý do – ảnh hưởng – giá trị đơn hàng).
3. Tạo trước 2–3 mẫu đơn xin duyệt hoặc email mẫu để xử lý nhanh.
4. Ghi chú thời gian trung bình các phê duyệt nội bộ và tìm cách rút ngắn bằng chuẩn hóa.

12. Tận dụng các lượt giới thiệu (tạo đòn bẩy giới thiệu KH)

Mục tiêu: Biến khách hàng hài lòng thành "Sales đồng hành" – tạo hiệu ứng lan truyền tự nhiên.

✅ 5 bước rèn luyện:

1. Chủ động hỏi khách hàng cũ: “Anh/chị có ai đang cần như mình đã từng không ạ?” – sau khi hoàn tất dự án.
2. Tạo bộ công cụ giới thiệu dễ dùng: ảnh feedback, mẫu tin nhắn, mã giới thiệu, mini landing page.
3. Ghi nhận, cảm ơn, tặng quà (hoặc ưu đãi) rõ ràng cho khách đã giới thiệu.
4. Cập nhật danh sách “Nguồn lead từ giới thiệu” hàng tuần, theo dõi tỷ lệ chuyển đổi.
5. Xây dựng “chiến dịch cảm ơn” hoặc “câu chuyện khách hàng” để biến họ thành người quảng bá tự nhiên.

CỤM 4: KỸ NĂNG TƯƠNG TÁC & CHỐT SALES NÂNG CAO

Kỹ năng tương tác & chốt sales nâng cao, tập trung vào các tình huống khó – nơi năng lực giao tiếp, thuyết phục và cá nhân hóa quyết định sự thành công của một người làm Sales chuyên nghiệp.

13. Tham gia gắn kết với cấp điều hành – C-level

Mục tiêu: Biết cách tiếp cận, trình bày và thuyết phục cấp cao – nơi ra quyết định chiến lược và ngân sách.

✅ 5 bước rèn luyện:

1. Nghiên cứu trước: Tên – chức danh – vai trò – mối quan tâm chính của các C-level trong công ty khách.
2. Chuẩn bị bản trình bày ngắn gọn (1–3 slide hoặc 3 phút nói) về “giá trị chiến lược” thay vì chỉ sản phẩm.
3. Luyện cách đặt câu hỏi chiến lược: “Điều gì là ưu tiên lớn nhất của anh/chị trong 6 tháng tới?”
4. Tập giao tiếp bằng ngôn ngữ kết quả & số liệu (ROI, chi phí – lợi ích, TCO...).
5. Sau mỗi cuộc trao đổi với C-level, viết lại thành bản rút gọn 3 dòng giá trị – chia sẻ cho team.

14. Đàm phán để thành công, đôi bên cùng có lợi

Mục tiêu: Không chỉ bán hàng – mà đạt thỏa thuận đôi bên cùng thắng (win-win), duy trì mối quan hệ lâu dài.

✅ 4 bước rèn luyện:

1. Lập bảng “giá trị có thể thương lượng” vs “giá trị không thể thương lượng” cho mỗi sản phẩm/dịch vụ.
2. Tập kỹ thuật BATNA [Best Alternative to a Negotiated Agreement - Phương án thay thế tốt nhất nếu đàm phán không thành công) : luôn có “phương án B” để không rơi vào thế bị ép giá.
3. Dẫn dắt đàm phán bằng câu hỏi: “Nếu... thì...”, “Giả sử... anh/chị sẽ?” thay vì tuyên bố thẳng.
4. Sau mỗi cuộc đàm phán, ghi lại: điều gì đạt – điều gì nhượng – điều gì cần cải thiện.

   15. Xử lý sự phản đối / từ chối một cách hiệu quả

   Mục tiêu: Biến phản đối thành cơ hội – giảm thiểu mất khách ở giai đoạn cuối.

   ✅ 5 bước rèn luyện:

5. Ghi lại top 10 lý do khách từ chối thường gặp, luyện trả lời dần theo từng tuần.
6. Áp dụng mô hình 4 bước xử lý từ chối: (1) Ghi nhận – (2) Làm rõ – (3) Đưa ví dụ – (4) Mời hành động tiếp. Hoặc [ghi nhận – đồng cảm – chốt vấn đề - mời hành động]
7. Không tranh cãi, luôn hỏi lại: “Nếu vấn đề đó được giải quyết, anh/chị sẽ tiếp tục chứ?”
8. Luyện phản xạ qua tình huống giả định với đồng đội / sales leader mỗi tuần.
9. Ghi âm các cuộc gọi có phản đối và nghe lại để cải thiện cách phản hồi

16. Mang lại lợi ích cá nhân hóa (Customized Benefit)

Mục tiêu: Tạo cảm giác “sản phẩm dành riêng cho tôi” giúp khách hàng tin tưởng và quyết định nhanh.

✅ 4 bước rèn luyện:

1. Tập đọc profile khách hàng trước buổi hẹn: ngành, vị trí, độ tuổi, bài đăng gần nhất (nếu online).
2. Trong cuộc gặp, hỏi: “Anh/chị đang bị áp lực nhiều nhất về điều gì gần đây?” – để tìm điểm chạm.