Sử dụng quỹ thời gian hiệu quả

Công cụ làm chủ thời gian là gì? Sử dụng Quỹ thời gian hiệu quả như thế nào? Hầu hết mọi người đều thích làm việc ít giờ hơn và kiếm được nhiều tiền hơn … họ không biết làm thế nào.

Làm chủ thời gian là gì?

Khi nói đến việc làm chủ thời gian của bạn, hãy xem xét điều này, có sự khác biệt lớn giữa các nhiệm vụ đang làm khiến chúng ta “bận rộn” và các nhiệm vụ năng suất đưa chúng ta đến gần hơn với mục tiêu của mình.

Hầu hết các chủ doanh nghiệp đều bận rộn, nhưng họ có bận làm những việc phù hợp?

Sử dụng Success Tracking book để làm chủ và sử dụng thời gian của bạn hiệu quả.

Tại sao phải làm chủ thời gian và sử dụng nó hiệu quả?

Thời gian là nguồn lực có hạn đối với hầu hết các chủ doanh nghiệp, vì vậy bạn phải nắm vững nó nếu muốn đạt được mục tiêu trong khung thời gian mà bạn đã đặt ra.

Làm chủ thời gian là tất cả về việc thiết lập các ưu tiên và gắn bó với chúng.

Điều này thường đòi hỏi kỷ luật và vào cuối ngày, các chủ doanh nghiệp và doanh nhân cần phải tìm ra những gì phù hợp nhất với họ.

Làm chủ thời gian theo quy tắc nào?

Từ thời xa xưa đến nay, chỉ có 04 nhóm loại công việc và thời gian phân bổ vào ma trận thời gian (chúng tôi gọi như vậy) như mô tả dưới đây:

Không Khẩn cấp và Quan trọng

Khẩn cấp và Quan trọng

Khẩn cấp, Không quan trọng

Không khẩn cấp, không quan trọng

Tham khảo ma trận thời gian để làm chủ thời gian của bạn

Chủ doanh nghiệp nên sử dụng ma trận thời gian thế nào?

Đây là hướng dẫn và khuyến cáo phân bổ quỹ thời gian hiệu quả cho các nhà quản lý, chủ doanh nghiệp, giám đốc công ty: theo tỉ lệ là 60% – 20% – 10% – 10%

60%: Làm công việc chuyên môn mà cấp dưới không làm được và chưa thể giao được cho cấp dưới quyền (bao gồm cả tiếp Nhà Cung Cấp / Khách Hàng và bán hàng)! khung thời gian ở ô Khẩn cấp và Quan trọng.

20%: Viết quy trình – Viết hướng dẫn – hướng dẫn và đào tạo để giảm CV ở 60% trên đây (tạo ra đòn bẩy), khung thời gian ở ô Không Khẩn cấp và Quan trọng

10%: để hỗ trợ cấp dưới và đồng nghiệp những CV mà cấp dưới hoặc đồng nghiệp ko giải quyết được ảnh hưởng đến mục tiêu của mình! khung thời gian ở ô Khẩn cấp, Không quan trọng

10% còn lại: thư giãn tìm ý tường mới, học phát triển bản thân! khung thời gian ở ô Không khẩn cấp, không quan trọng, có thể khung thời gian này nằm ngoài giờ làm việc chính thức và tăng thêm quỹ thời gian của các Anh chị.

Công cụ giúp quản trị và làm chủ thời gian hiệu quả.

Trước tiên, chúng ta phải xác định rõ rằng, cho dùng công cụ tốt đến mấy mà người dùng không sử dụng, không kỷ luật để sử dụng và có thể là không biết sử dụng thì công cụ đấy mãi chỉ là cụ công…

Hãy tuyên bố với chính bạn rằng, việc sử dụng thời gian hiệu quả hay không là do chính bạn.

Yếu tố thứ hai chính là kỷ luật, bước quan trọng là trước khi thực hiện bất cứ điều gì, hãy đặt câu hỏi xem nó thuộc loại nào trong ma trận trên , sau đó nói KHÔNG với những điều gây xao nhãng, giúp đỡ người khác hoặc ủy quyền để đối phó với những  không quan trọng, đưa các hệ thống và quy trình vào đúng vị trí để giảm bớt nhu cầu và dành thời gian cho những thứ sẽ đưa doanh nghiệp đến gần hơn với mục tiêu.

Sử dụng thời khóa biểu phân bổ thời gian để chủ động thời gian của bạn và đội ngũ.

Đây là mẫu biểu mà các doanh nhân hay quên nhất mặc dù chúng ta đã dùng nó suốt 12 năm học phổ thông, 4 năm đại học và cả 2-5 năm sau đại học. Chúng tôi đơn giản gọi là thời khóa biểu hàng tuần, có nhiều khung thời gian gian được lặp đi lặp lại theo cùng loại nội dung làm việc và nên được phân bổ theo tỉ lệ 60% – 20% – 10% và 10%.

Vì yếu tố lặp đi lặp lại nên nó cũng được nhiều nơi gọi là default diary và nên được dùng cố định mỗi 13 tuần tương đương 1 quý làm việc.

Chúng ta có thể xem thêm công cụ đo lường hoạt động hàng quý là cuốn “Success Tracking Book” có mô tả chi tiết lịch biểu này.

Huấn luyện viên Kinh doanh Toàn cầu, Thomas Trịnh Toàn, làm việc với các doanh nghiệp khởi nghiệp, chủ doanh nghiệp, doanh nhân để cải thiện hành vi và quy trình về khả năng làm chủ thời gian.

Thomas sẽ thực hiện các bước để giúp khách hàng của mình xác định chính xác đâu là điều họ muốn đạt được, đảm bảo điều này khiến họ hào hứng và sau đó vạch ra kế hoạch hành động để đạt được điều đó.

Vui lòng liên hệ SĐT 0868 77 3939 để được tư vấn công cụ và rèn Kỹ năng Làm chủ thời gian của bạn.