Xây dựng hệ thống sẽ thay đổi ý thức của đội ngũ

Xây dựng hệ thống thao tác chuẩn SOP, xây dựng và thực thi chiến lược sẽ làm thay đổi nhận thức nhân viên. Bài viết chứng minh và khẳng định “hệ thống sẽ làm thay đổi nhận thức của nhân viên” của bạn.

Khó lòng thay đổi nhận thức nếu không xây dựng hệ thống – SOP

Tư duy cũ về thay đổi ý thức:

Chúng ta thường nghe câu:

Nếu thay đổi ý thức, hành động sẽ thay đổi.

Nếu thay đổi hành động, thói quen sẽ thay đổi.

Nếu thay đổi thói quen, vận mệnh sẽ thay đổi

Tùy mỗi người mà thực tế sẽ có ít nhiều khác nhau, nhưng rất nhiều người đã từng đọc hoặc nghe đến câu nói này. Nó là một câu châm ngôn quen thuộc khiến nhiều người thành công hay nổi tiếng nghĩ rằng việc thay đổi cách nghĩ và Ý thức là điều rất cần thiết.

Tuy nhiên, chẳng phải việc thay đổi nhận thức là chuyện khó ngoài sức tưởng tượng hay sao? Chúng ta thường quyết tâm về một điều gì đó rồi bắt tay vào làm nó, nhưng liệu ta sẽ thực hiện đến đâu?

Thực tế về thay đổi nhận thức của người khác:

Chúng ta khó mà thay đổi nhận thức của bản thân, vậy thay đổi nhận thức của người khác còn khó hơn rất nhiều. Thay đổi nhận thức của bạn bè, gia đình đã khó, thay đổi nhận thức của những người trong công ty còn khó hơn gấp bội.

Chúng ta thườn nghe các ông bà chủ, cấp quản lý nói “Gần đây người trẻ thật thiếu ý thức”, “chúng ta hãy nâng cao nhận thức của đội ngũ thi công” … tôi thường xuyên thấy những chủ công ty nói chuyện như vậy về Ý thức xong lại sai lầm trong cách tiếp cận về sự thay đổi ý thức.

Liệu xây dựng hệ thống SOP có thay đổi được Ý thức hay không?

Cần làm gì để thay đổi ý thức của đội ngũ?

Tôi không nghi ngờ gì về việc nếu thay đổi nhận thức thì có thể đạt được sự thay đổi lớn về nhiều mặt, nhưng quá trình thay đổi nhận thức lại không hề dễ dàng.

Với tình hình như vậy chủ doanh nghiệp hoặc những nhà quản lý cần phải làm gì? Câu trả lời ở đây là tạo ra hệ thống, chiến lược, kế hoạch và thực thi chúng.

Nếu hệ thống thay đổi, thói quen sẽ thay đổi.

Nếu thói quen thay đổi, kết quả sẽ thay đổi.

Nếu kết quả thay đổi, nhận thức sẽ thay đổi.

Khi ta định điều hành một tổ chức ta sẽ không bắt đầu từ những việc khó khăn như thay đổi nhận thức của người khác mà sẽ bắt đầu từ việc thay đổi hệ thống và thay đổi chiến lược.

Ví dụ về thay đổi ý thức bằng hệ thống:

Dù chúng ta có nói “Để tốt cho sức khỏe chúng ta sẽ không sử dụng thang máy nữa mà sẽ đi thang bộ” nhưng những người đã quen dùng thang máy vẫn sẽ không có Ý thức sử dụng cầu thang bộ, đúng không?

Năm 2009, công ty VolksWagen đã thành công trong việc đạt được mục tiêu nhân viên không sử dụng thang máy mà đi thang bộ, trong một dự án được tiến hành tại nhà ga của Thụy Điển. Chính sách giải quyết khi ấy dựa trên một hệ thống đơn giản nhưng có  không hai.

Họ tiến hành Sơn màu cầu thang hiếm khi được sử dụng ở ngay bên cạnh thang máy của nhà ga, cụ thể là Sơn các bậc thang thành màu trắng đen xen kẽ giống như những phím đàn piano, cộng với một sự bổ sung về kĩ thuật đặc biệt.

Khi mọi người bước đi trên cầu thang, âm thanh sẽ vang lên. Kết quả là so với bình thường người sử dụng cầu thang nhiều hơn 66 %.

Kết luận là:

Như vậy thay vì kêu gọi Ý thức đi thang bộ tốt hơn sử dụng thang máy. Người ta đã thay đổi hành động của mọi người bằng việc tạo ra một vật thể phát ra âm thanh.

Mặc dù chưa chứng minh thực tế trong dự án này, nhưng nếu hành động biến thành thói quen, kết quả có thể thay đổi thành: leo cầu thang cũng chẳng khiến bạn mệt mỏi. Hơn nữa đến cuối cùng, một khi sự thay đổi mang tính chất tự phát trong Ý thức diễn ra theo kiểu hãy dùng cầu thang cho khỏe nào, người ta sẽ leo cầu thang dù không phải ở trong nhà ga.

Ý thức tốt không hiệu quả, thứ hiệu quả là hệ thống và chiến lược.

Người sáng lập Amazon, Jeff Bezos, đã nói về hệ thống như thế. Câu phát biểu này có nghĩa là chỉ sở hữu Ý thức tốt thì nhân viên vẫn chưa thể tiếp tục làm việc. Phải dựa trên nền tảng của hệ thống và chiến lược tốt, ta mới có thể phát huy được Ý thức tốt của nhân viên.

Trong một tổ chức có liên quan đến rất nhiều người, tập thể sẽ rất khó cải tiến hay tiến bộ nếu bạn dựa vào Ý thức hay nhận thức tốt của tất cả mọi người. Chúng ta sẽ cần một hệ thống nào đó.

Vì thế, các nhà quản lý, chủ doanh nghiệp cần phải bắt tay vào thay đổi, xây dựng hệ thống SOP và chiến lược. Đương nhiên, tôi không có ý định phủ nhận việc các nhà lãnh đạo cố gắng thay đổi ý thức của nhân viên. Nhưng bạn nên biết rằng việc tạo ra một hệ thống tốt có thể giải quyết được vấn đề trước khi cả bạn lo lắng về việc thay đổi ý thức nhân viên. Nó thường hiệu quả và có tỉ lệ thành công cao hơn.

Hơn nữa, tôi cũng có thể nói rằng, hệ thống tốt có khả năng tái thiết lập và có độ bền vững cao hơn, vì nó không phụ thuộc vào tư chất của một người lãnh đạo.

Xây dựng hệ thống vận hành SOP như thế nào?

Các mục đích thường gặp khi xây dựng hệ thống Quy trình thao tác chuẩn:

• Tiết kiệm thời gian, cải thiện hiệu suất
• Ngăn ngừa lãng phí tài nguyên
• Ổn định chất lượng, năng suất làm việc: Công việc thực hiện theo SOP lần nào cũng được hoàn thành và hoàn thành theo cách giống nhau.

5 Nguyên tắc cơ bản để xây dựng hệ thống quy trình thao tác chuẩn SOP

Nguyên tắc 1: Tất cả các công việc đều phải có quy trình thao tác chuẩn.

Nguyên tắc 2: Nội dung quy trình rõ ràng, tất cả nhân viên đều có thể làm được.

Nguyên tắc 3: Quy trình thao tác chuẩn (SOP) phải được phê duyệt và ban hành.

Nguyên tắc 4: Quy trình thao tác chuẩn phải luôn luôn được xem xét lại và cập nhật mới.

Nguyên tắc 5: Nội dung và hình thức có thể thay đổi để phù hợp cho từng đơn vị.

Xem thêm bài viết về xây dựng hế thống vận hành thao tác chuẩn SOP tại đây.

Nhà huấn luyện doanh nghiệp giúp bạn tiết lập Hệ thống.

Với tư cách là các Business COACH I Executive COACH – Chúng tôi giúp doanh nghiệp của bạn theo 6 bước xây dựng doanh nghiệp với hơn 200 check list cần thực hiện và 4 cách giúp bạn tăng doanh thu tối thiểu 1,5 lần.

Bên cạnh đó, chúng tôi cùng bạn xây dựng bản kế hoạch phát triển doanh nghiệp. Bản đồ đường đi đến đích của doanh nghiệp bạn trong 5 đến 10 năm tới. Và tất nhiên chúng tôi cùng bạn xây dựng bản KẾ HOẠCH KINH DOANH HÀNG NĂM một cách thực tế nhất.

Liên hệ đặt lịch hẹn huấn luyện 1 giờ với nhà huấn luyện của chúng tôi qua email đầu trang hoặc số diện thoại 0868 77 39 39 để được tư vấn hoàn toàn miễn phí.

Văn Phòng – Marketing team.

TC Training & Coaching for Business Development Corp.