06 Bí quyết quản lý thời gian dành cho chủ Doanh nghiệp

Cho dù bạn là chủ doanh nghiệp hay một nhà quản lý thì dường như bạn không bao giờ cảm thấy có đủ thời gian trong một ngày. Khi bạn phải giải quyết rất nhiều công việc nhưng lại không có nhiều thời gian thì nó có thể là một cơn ác mộng nếu bạn không có quy trình cụ thể. Chìa khóa lớn nhất trong quản lý thời gian là Sự ưu tiên. Bằng cách chia danh sách việc cần làm của bạn thành các nhiệm vụ khẩn cấp, mục tiêu nào là ngắn hạn và dài hạn, bạn sẽ có thể phân bổ thời gian hiệu quả hơn. Dưới đây là Sáu bí quyết quản lý thời gian dành cho chủ doanh nghiệp. Hy vọng chúng sẽ hữu ích với bạn!

1. Sắp xếp công việc dựa trên mức độ ưu tiên

Khi bạn là chủ doanh nghiệp hoặc một người quản lý, một điều quan trọng mà bạn cần có là phải linh hoạt. Mỗi ngày sẽ đưa ra cho ta một thách thức khác nhau và sắp xếp công việc dựa trên sự ưu tiên là chìa khóa nếu bạn muốn “giữ cho con tàu – thành công nổi trên mặt nước – tồn tại”. Bản thân mỗi người cần phải tự sắp xếp, xác định những nhiệm vụ nào là khẩn cấp và những nhiệm vụ nào có thể thực hiện sau. Dựa vào đó, bạn xây dựng danh sách các công việc, nhiệm vụ dựa trên mức độ quan trọng, quỹ thời gian cần thiết hoặc dựa trên các cơ sở có liên quan (bạn có thể tham khảo Quy tắc quản lý thời gian 40-30-20-10 cho công việc).

Ngoài ra, bạn có thể có các dự án kéo dài hơn thời gian dự tính ban đầu. Vì vậy, hãy tạo các cột mốc kiểm tra để giúp cho bản thân biết được là mình đang đi đúng hướng. Ví dụ, bạn có thể có một dự án chỉ phải làm trong 15 phút và một dự án khác sẽ kéo dài vài ngày.

2. Kiểm soát email hiệu quả

Email đôi khi là “phước” nhưng cũng có thể là “họa” đối với bạn. Một mặt, nó là cách để mọi người liên lạc với nhau, nhưng mặt khác nó cũng có thể làm mất nhiều thời gian của bạn nhất nếu như bạn phải kiểm tra email cứ mỗi 10 phút. Bí quyết là bạn nên dành một thời gian cụ thể trong ngày để kiểm tra email. Ví dụ, bạn có thể chọn hai khung giờ trong ngày vào buổi sáng và buổi chiều để kiểm tra và phản hồi những email thật sự cần thiết. Điều này không chỉ giúp bạn cập nhật được thông tin từ email mà còn cho phép bạn có thời gian để giải quyết các công việc khác có liên quan đến chúng trong ngày, tránh trường hợp ảnh hưởng đến thời gian làm những việc khác.

3. Chốt quỹ thời gian riêng của bản thân

Một trong những vấn đề thường gặp khi ở vị trí của một người quản lý là bạn luôn bị kéo theo những sự việc liên quan đến trách nhiệm chung. Bạn có thể sẽ thấy mình dành quá nhiều thời gian cho các dự án khác của mọi người và không còn thời gian để hoàn thành dự án của riêng bạn. Vì vậy, hãy chốt lịch trình hàng ngày hoặc hàng tuần cố định mà bạn dành riêng cho công việc của bản thân.

Chốt lịch trình hàng ngày hoặc hàng tuần cố định mà bạn dành riêng cho công việc của bản thân

Hãy chắc chắn rằng bạn không thay đổi mọi thứ đã sắp đặt từ trước dù là xảy ra các cuộc hẹn hay vấn đề khác trong khoảng thời gian này và tập trung hoàn toàn vào các nhiệm vụ mà bạn đã đưa ra, luôn kiểm soát chúng trong tầm tay.

4. Thiết lập cuộc họp theo đoạn thời gian

Khi thiết lập cuộc họp, bạn hãy cố gắng đặt tập trung các cuộc họp ở một đoạn thời gian và sau đó chia thành từng buổi nhỏ. Ví dụ, bạn dành ba giờ để họp vào buổi sáng và bạn chia nó thành ba cuộc họp – mỗi cuộc họp là một giờ. Điều này sẽ không chỉ khiến bạn ép buộc bản thân phải đúng giờ mà nó còn giúp bạn không bị phá vỡ các kế hoạch còn lại khác trong ngày. Đừng dễ dãi với suy nghĩ “ý kiến sôi động quá cứ tiếp tục nghe thêm xem sao” hay “kéo dài thêm nửa tiếng cũng không ảnh hưởng gì” và thường xuyên biến nó thành hiện thực. Là người tổ chức, bạn hãy xem xét rồi ước chừng thời lượng cần thiết và chủ động kiểm soát thời gian, điều phối sự tương tác lúc cuộc họp diễn ra. Hãy thể hiện tính chuyên nghiệp, sự tích cực, tuyệt đối tránh lan man.

5. Tập trung việc cần làm trong cuộc họp

Các cuộc họp có nội dung dài dòng, thời gian kéo dài, không hiệu quả đều là những điều tồi tệ nhất. Vậy tại sao lại không thay đổi chúng? Ở vị trí của bạn, bạn có quyền thay đổi điều này. Hãy đưa ra mục đích cuộc họp của bạn bằng cách tạo nên một tài liệu gồm một bảng có ba cột đơn giản. Trong mỗi cột, lần lượt sẽ là các chủ đề, các điểm chính cần thảo luận và các mục hành động. Khi cuộc họp kết thúc, hãy chia sẻ tài liệu với nhóm để giúp mọi người nắm được tình hình, nhất quán với cùng nội dung đã triển khai.

6. Tận dụng các công cụ quản lý

Bất kể quy mô lớn hay nhỏ, doanh nghiệp của bạn kinh doanh trong lĩnh vực nào thì các công cụ quản lý là điều bắt buộc phải có.

Google Drive là một công cụ tuyệt vời để chia sẻ tài liệu trong văn phòng và có thể được truy cập từ bất cứ đâu. Có nhiều công cụ quản lý chi tiết hơn như Asana và Basecamp (công cụ hỗ trợ quản lý dự án) đều là những công cụ hoàn hảo để bạn có thể sắp xếp, tổ chức công việc dựa trên các cột mốc thời gian hoặc người chịu trách nhiệm công việc.

       Công cụ quản lý là những sự lựa chon hiệu quả cho doanh nghiệp

Đối với giao tiếp nội bộ, Slack được xem là “sát thủ email”, ứng dụng này cắt giảm các email, mọi người có thể dễ dàng thảo luận nhóm nhanh chóng, đỡ tốn nhiều thời gian và còn có khả năng tìm kiếm, liên kết với các ứng dụng lưu trữ khác. Một công cụ khác như Evernote cũng là sự lựa chọn tuyệt vời để quản lý thời gian, giữ cho bản thân ngăn nắp với nhiều tính năng ghi chú và thu thập dữ liệu, nó rất tuyệt để chia sẻ các ý tưởng trên mọi thiết bị. Việc tận dụng các công cụ quản lý giúp cho bạn có thể kiểm soát được thời gian của mình hiệu quả và khoa học hơn.

Quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn kiểm soát được tất cả các công việc một cách có ý thức, làm tăng năng suất bản thân khi bạn có thể giải quyết được các công việc một cách ổn thỏa. Quản lý thời gian cần phải có kế hoạch và thực hiện một cách nghiêm túc thì mới mang lại hiệu quả thiết thực. Hãy là chuyên gia quản lý thời gian của riêng mình để có thể đạt được những thành công cho bản thân và doanh nghiệp của bạn.

Thomas Trịnh Toàn – Business Coach (st)