5 Bước Xây Dựng Doanh Nghiệp Bền Vững: Bước 2 – Làm Chủ Tài Chính Doanh Nghiệp

Xây dựng một doanh nghiệp không chỉ là tạo ra sản phẩm, mở cửa hàng hay tuyển nhân sự. Đó là một hành trình dài đòi hỏi tư duy hệ thống, chiến lược rõ ràng và năng lực điều hành bài bản. Trong hành trình 5 bước xây dựng doanh nghiệp bền vững, tài chính luôn là một trong những trụ cột quan trọng nhất.

Bước thứ 2 của hành trình này chính là: Làm chủ tài chính doanh nghiệp. Đây không phải là công việc của riêng kế toán hay bộ phận tài chính. Mà là năng lực cốt lõi của người sáng lập, người lãnh đạo doanh nghiệp.

Mở đầu bằng một câu hỏi thật

Một chủ doanh nghiệp xuất khẩu đồ gia dụng từng hỏi tôi:

“Anh ơi, tháng này doanh thu gấp đôi, báo cáo lãi cao mà em vẫn không đủ tiền trả lương, tiền thuê kho, marketing… là sao?”

Tôi không trả lời ngay. Tôi hỏi lại:

“Em có hai bản đồ tài chính riêng không? Một cho vận hành, một cho phát triển?”

Bạn ấy im lặng. Và rồi gật đầu thừa nhận chưa từng nghĩ tới điều đó.

Vì sao doanh nghiệp có lợi nhuận mà lại không có tiền?

Đây là câu hỏi lớn mà rất nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ và vừa không tìm được lời giải. Dưới đây là một số nguyên nhân phổ biến:

1. Không tách rõ doanh thu – lợi nhuận – dòng tiền: Nhiều người nhìn vào báo cáo lãi mà quên mất rằng tiền thật thì lại đang bị “kẹt” ở công nợ, hàng tồn kho hoặc đang đầu tư dài hạn.

2. Thiếu hệ thống báo cáo định kỳ: Không có số liệu cập nhật thường xuyên khiến việc ra quyết định tài chính dựa trên cảm tính hơn là dữ liệu.

3. Chi tiêu không có kế hoạch: Nhiều chủ doanh nghiệp vẫn điều hành theo cảm xúc, chi khi thấy cần, không có ngân sách cụ thể hoặc định hướng tài chính rõ ràng.

4. Không tách biệt tài khoản cá nhân và tài khoản doanh nghiệp: Một sai lầm phổ biến khiến không thể theo dõi tài chính minh bạch.

5. Không phân biệt chi phí duy trì và chi phí đầu tư: Khi mọi chi tiêu đều “được tính là cần thiết”, bạn sẽ không biết đâu là gánh nặng, đâu là đòn bẩy.

Tôi từng chia sẻ với một học viên rằng: “Cậu không thiếu tiền. Cậu chỉ thiếu minh bạch.”

Xem thêm: KHOÁ ĐÀO TẠO “CEO & CHIẾN LƯỢC CÔNG TY – ỨNG DỤNG CÔNG CỤ CHIẾN LƯỢC”

Tham khảo: Khóa đào tạo “Kỹ năng lãnh đạo cho Quản lý cấp cao CxO”

Xem thêm: 5 bước xây dựng doanh nghiệp bền vững khởi đầu từ việc làm chủ thời gian và mục tiêu cá nhân

Làm chủ tài chính doanh nghiệp trong 3 bước thực chiến

Bước 1: Phân tách bản đồ tài chính vận hành và phát triển

Đây là bước đầu tiên để giải quyết bài toán “có lợi nhuận mà không có tiền”. Khi bạn không phân biệt được đâu là chi phí duy trì hoạt động hàng ngày, đâu là chi phí đầu tư dài hạn, bạn sẽ luôn có cảm giác thiếu hụt.

Bản đồ vận hành gồm:

• Lương nhân viên

• Mặt bằng

• Điện, nước, dịch vụ cơ bản

• Chiết khấu, vận chuyển, nguyên vật liệu

Bản đồ phát triển gồm:

• Chi cho phần mềm quản trị, CRM

• Chi phí đào tạo đội ngũ, tuyển dụng

• Marketing thương hiệu, R&D

• Mở rộng chi nhánh, sản phẩm mới

Nguyên tắc: Vận hành cần ổn định, kiểm soát chặt. Phát triển cần linh hoạt, theo mục tiêu. Gộp cả hai vào một dòng sẽ khiến bạn luôn cảm thấy thiếu tiền, nhất là khi bắt đầu tăng trưởng.

Bước 2: Viết lại bản đồ dòng tiền

Dòng tiền không đơn thuần là một con số. Đó là một dòng chảy – nơi mà tiền vào và tiền ra được kiểm soát theo thời gian thực.

Ba yếu tố cần được xác định rõ:

1. Tiền vào khi nào?
   Doanh thu được ghi nhận theo tháng, quý… nhưng tiền thực nhận thì có thể chậm hàng tuần hoặc thậm chí hàng tháng.

2. Tiền ra theo chu kỳ nào?
   Chi phí cố định như lương, mặt bằng phải trả đúng hạn. Hàng nhập về, nhà cung cấp cần thanh toán theo lịch.

3. Khoảng chênh lệch thu – chi
   Chính khoảng trễ giữa tiền vào và tiền ra sẽ gây ra “hụt tiền” dù bạn đang có lãi. Nếu không dự đoán và điều chỉnh, doanh nghiệp sẽ thường xuyên rơi vào tình trạng vay tín dụng ngắn hạn.

Việc vẽ dòng tiền giúp bạn biết mình có đang sắp “thiếu máu” không – để chủ động kiểm soát, thay vì chờ đến khi tài khoản cạn tiền mới xoay sở.

Xem thêm: KHOÁ ĐÀO TẠO “CEO & CHIẾN LƯỢC CÔNG TY – ỨNG DỤNG CÔNG CỤ CHIẾN LƯỢC”

Tham khảo: Khóa đào tạo “Kỹ năng lãnh đạo cho Quản lý cấp cao CxO”

Xem thêm: 5 bước xây dựng doanh nghiệp bền vững khởi đầu từ việc làm chủ thời gian và mục tiêu cá nhân

 

Bước 3: Thiết lập báo cáo lãi – lỗ và dòng tiền định kỳ

Bạn không cần phần mềm kế toán đắt tiền để bắt đầu. Chỉ với một file Excel đơn giản, bạn đã có thể quản lý được tài chính nếu duy trì báo cáo mỗi tuần hoặc mỗi tháng.

Những chỉ số cần có:

• Doanh thu thuần

• Giá vốn hàng bán (COGS)

• Chi phí cố định – chi phí biến đổi

• Lợi nhuận gộp – lợi nhuận ròng

• Biên lợi nhuận (%)

Chỉ cần duy trì đều đặn, bạn sẽ biết rõ dòng sản phẩm nào đang có lãi, dòng nào đang “ăn mòn” tài chính doanh nghiệp.

Tài chính – Trụ cột thứ 2 trong 5 bước xây dựng doanh nghiệp bền vững

Trong hành trình 5 bước xây dựng doanh nghiệp bền vững, mỗi bước là một nền móng:

1. Làm chủ tư duy kinh doanh và định hướng rõ ràng

2. Làm chủ tài chính doanh nghiệp

3. Xây dựng hệ thống vận hành hiệu quả

4. Phát triển đội ngũ & văn hóa doanh nghiệp

5. Xây dựng thương hiệu và mở rộng thị trường

Bước 2 – làm chủ tài chính – chính là “hệ tim mạch” giữ cho toàn bộ doanh nghiệp vận hành khỏe mạnh, ổn định và bền vững. Nếu không nắm rõ “máu” của doanh nghiệp đang chảy ở đâu, bạn sẽ khó mà kiểm soát được sự sống còn của cả hệ thống.

Xem thêm: KHOÁ ĐÀO TẠO “CEO & CHIẾN LƯỢC CÔNG TY – ỨNG DỤNG CÔNG CỤ CHIẾN LƯỢC”

Tham khảo: Khóa đào tạo “Kỹ năng lãnh đạo cho Quản lý cấp cao CxO”

Xem thêm: 5 bước xây dựng doanh nghiệp bền vững khởi đầu từ việc làm chủ thời gian và mục tiêu cá nhân

Kết luận

Bạn có thể bắt đầu từ một quán cà phê nhỏ, một cửa hàng bán lẻ, một xưởng sản xuất hay một công ty xuất khẩu… Nhưng nếu muốn phát triển bền vững và mở rộng lâu dài, hãy bắt đầu bằng việc làm chủ tài chính.

Đừng đợi đến khi “cạn tiền” mới học cách kiểm soát dòng tiền. Đừng đợi đến khi “mất khách hàng” mới nhìn lại biên lợi nhuận. Và cũng đừng đợi đến khi doanh nghiệp gặp khủng hoảng mới xây dựng hệ thống tài chính bài bản.

5 bước xây dựng doanh nghiệp bền vững sẽ chỉ có hiệu lực khi bạn thật sự hiểu – và hành động từng bước, bắt đầu từ hôm nay.