5 Bước Xây Dựng Doanh Nghiệp Bền Vững: Tháng Thứ 6 – Viết Lại Cơ Cấu Tổ Chức Và Mô Tả Công Việc

Trong hành trình 5 bước xây dựng doanh nghiệp bền vững, tháng thứ 6 là thời điểm chủ doanh nghiệp cần thực hiện một bước chuyển hóa quan trọng: viết lại cơ cấu tổ chức và hệ thống mô tả công việc (JD – Job Description) cho toàn bộ hệ thống.

Câu chuyện điển hình: Khi chủ doanh nghiệp phải làm mọi thứ

Một chủ doanh nghiệp sản xuất từng chia sẻ rằng anh vừa là giám đốc, vừa là người bán hàng, vừa làm kế toán, vừa đi giao hàng, và thậm chí là người xử lý đơn hàng. Dù doanh nghiệp của anh có đến 6 nhân sự, nhưng tất cả công việc quan trọng vẫn quay lại bàn tay của chính anh.

Thực tế này không hiếm gặp trong hệ sinh thái doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam. Nhiều công ty vẫn hoạt động theo mô hình “ông chủ đa nhiệm”, không có cơ cấu rõ ràng, không phân vai trò trách nhiệm cụ thể, và gần như không thể phát triển hoặc chuyển giao.

Vì sao phải viết lại cơ cấu tổ chức và mô tả công việc?

Nếu doanh nghiệp không có sơ đồ tổ chức và hệ thống mô tả công việc chuẩn hóa, hậu quả có thể xảy ra là không ai biết ai chịu trách nhiệm, nhân viên dễ bị quá tải và làm sai vai trò, hoặc doanh nghiệp không thể nhân bản mô hình hoạt động sang các chi nhánh mới.

Ngược lại, khi cấu trúc rõ ràng, mọi người biết mình cần làm gì, chịu trách nhiệm ở đâu, phối hợp với ai. Doanh nghiệp bắt đầu có tính hệ thống, không còn phụ thuộc vào sự có mặt của người sáng lập trong mọi khâu điều hành.

Bước 1: Vẽ lại sơ đồ tổ chức doanh nghiệp hiện tại và tương lai

Chủ doanh nghiệp nên xây dựng hai sơ đồ: một cho tình trạng hiện tại và một cho mô hình dự kiến sau 12 tháng.

Sơ đồ hiện tại cần liệt kê tên các nhân sự, chức danh và công việc họ đang đảm nhận. Trong khi đó, sơ đồ tương lai cần tập trung vào cấu trúc chức năng: kinh doanh, vận hành, tài chính, nhân sự, phát triển. Mỗi phòng ban nên có leader hoặc người phụ trách chính.

Mục tiêu cuối cùng là chuyển doanh nghiệp từ mô hình đơn lớp, thiếu tổ chức, sang cấu trúc đa tầng với sự phân công rõ ràng để dễ phát triển.

Xem thêm: KHOÁ ĐÀO TẠO “CEO & CHIẾN LƯỢC CÔNG TY – ỨNG DỤNG CÔNG CỤ CHIẾN LƯỢC”

Tham khảo: Khóa đào tạo “Kỹ năng lãnh đạo cho Quản lý cấp cao CxO”

Xem thêm: 5 bước xây dựng doanh nghiệp bền vững khởi đầu từ việc làm chủ thời gian và mục tiêu cá nhân

Bước 2: Viết mô tả công việc (JD) cho các vị trí chủ chốt

Một bản JD hiệu quả không cần dài dòng mà phải đủ trọng tâm. Có thể xây dựng mẫu JD 1 trang gồm các nội dung sau:

• Tên chức danh

• Vai trò chính, lý do tồn tại của vị trí

• Nhiệm vụ chính và phụ

• Chỉ số đánh giá (KPI hoặc kết quả mong đợi)

• Mối quan hệ báo cáo và phối hợp

• Kỹ năng, kinh nghiệm, thái độ cần thiết

Khi có JD rõ ràng, nhân viên sẽ dễ hiểu việc, người quản lý dễ đào tạo, còn chủ doanh nghiệp dễ kiểm tra hiệu quả làm việc.

Bước 3: Phân quyền và kiểm tra chéo vai trò

Sau khi đã có sơ đồ và JD, bước tiếp theo là xem lại toàn bộ vai trò thực tế trong tổ chức. Chủ doanh nghiệp nên tự đánh giá công việc mình đang làm có trùng lặp với vai trò nào không, sau đó chọn ra ít nhất 3 việc cần chuyển giao trong vòng 4 tuần.

Phân quyền không có nghĩa là buông bỏ mà là chia sẻ trách nhiệm, giúp tổ chức phát triển vượt khỏi giới hạn của một người duy nhất. Doanh nghiệp bền vững không thể chỉ phụ thuộc vào người sáng lập.

Tài liệu hỗ trợ cần có

Để việc triển khai thực tế dễ dàng hơn, chủ doanh nghiệp nên chuẩn bị trước một số công cụ như: mẫu sơ đồ tổ chức hai tầng (hiện tại và tương lai), mẫu JD một trang cho từng vai trò, bảng đánh giá chéo công việc để xác định nhiệm vụ cần ủy quyền.

Xem thêm: KHOÁ ĐÀO TẠO “CEO & CHIẾN LƯỢC CÔNG TY – ỨNG DỤNG CÔNG CỤ CHIẾN LƯỢC”

Tham khảo: Khóa đào tạo “Kỹ năng lãnh đạo cho Quản lý cấp cao CxO”

Xem thêm: 5 bước xây dựng doanh nghiệp bền vững khởi đầu từ việc làm chủ thời gian và mục tiêu cá nhân

Kế hoạch hành động trong tháng thứ 6

Trong tháng này, doanh nghiệp cần thực hiện một số bước quan trọng như:

• Hoàn thiện sơ đồ tổ chức hiện tại và mô hình lý tưởng sau 12 tháng

• Viết JD cho tối thiểu 3 vị trí chủ chốt

• Lập kế hoạch chuyển giao 3 công việc quan trọng của chủ doanh nghiệp

• Tổ chức buổi họp nội bộ để công bố và truyền thông sơ đồ tổ chức cùng hệ thống JD mới

• Ghi nhận phản hồi và điều chỉnh sau 2 tuần áp dụng thử

Thông điệp cho chủ doanh nghiệp

Bạn không thể mở rộng một đội bóng nếu không có đội hình rõ ràng. Tương tự, doanh nghiệp cũng không thể phát triển nếu ai cũng làm mọi thứ, nhưng không ai chịu trách nhiệm thật sự.

Xây dựng hệ thống bắt đầu từ việc cấu trúc lại tổ chức, đặt đúng người vào đúng vai trò, phân rõ trách nhiệm và hướng đến tự vận hành.

Kết luận

Trong hành trình 5 bước xây dựng doanh nghiệp bền vững, tháng thứ 6 đánh dấu một bước chuyển quan trọng từ “người làm tất cả” sang “người xây hệ thống”. Chỉ khi doanh nghiệp có một cơ cấu tổ chức vững chắc và phân công vai trò rõ ràng, mới có thể phát triển dài hạn, nhân bản mô hình và mở rộng quy mô một cách bài bản.

Nếu bạn đang loay hoay vì không thể thoát khỏi guồng quay công việc, đã đến lúc ngồi xuống và viết lại hệ thống tổ chức doanh nghiệp của chính mình.