5 Bước Xây Dựng Doanh Nghiệp Bền Vững – Tháng thứ 3: Làm Chủ Chuỗi Cung Ứng và Thời Gian Giao Hàng

Trong hành trình 12 tháng huấn luyện quản trị doanh nghiệp, tháng thứ 3 trong hành trình 5 bước xây dựng doanh nghiệp bền vững chính là kiểm soát chuỗi cung ứng và thời gian giao hàng. Đây là giai đoạn then chốt giúp doanh nghiệp chuyển mình từ vận hành theo cảm tính sang vận hành bằng hệ thống.

Vì sao giao hàng trễ không phải lỗi của khách hàng?

Một chủ doanh nghiệp trong ngành đồ gỗ từng chia sẻ: “Em đã hoàn tất đơn hàng đúng hẹn, nhưng nhà xe báo hôm nay không đến lấy được. Cuối cùng khách mắng em là giao hàng trễ.”

Khi tôi hỏi ai đang quản lý thời gian giao hàng, anh trả lời rằng: “Thường thì kỹ thuật làm xong thì báo, rồi em gọi xe.”

Câu chuyện này không hiếm. Rất nhiều doanh nghiệp nhỏ hiện nay vận hành theo kiểu “xong lúc nào giao lúc đó”, hoặc “giao hàng khi có xe tiện đường”. Nhưng khách hàng thì không mua sản phẩm theo kiểu “tiện lúc nào thì có”, họ đang mua trải nghiệm đúng hẹn, đúng chất lượng, đúng quy trình.

Kiểm soát chuỗi cung ứng là nền tảng để vận hành bền vững

Khi chủ doanh nghiệp không kiểm soát chuỗi cung ứng và thời gian giao hàng, hậu quả xảy ra liên tục:

• Hàng lỗi, hàng tồn, hàng giao trễ làm tăng chi phí và mất lòng tin của khách hàng.

• Một sai sót nhỏ từ nhà cung cấp cũng đủ làm ảnh hưởng toàn bộ tiến độ.

• Mỗi đơn hàng trở thành một canh bạc rủi ro.

Ngược lại, khi bạn có thể làm chủ chuỗi cung ứng từ đầu vào đến đầu ra:

• Doanh nghiệp có thể giảm từ 15 đến 25% chi phí vô hình do lỗi vận hành.

• Tỷ lệ khách hàng quay lại tăng nhờ trải nghiệm được chuẩn hóa.

• Lợi nhuận cải thiện nhờ quản lý dòng nguyên vật liệu và thời gian hiệu quả.

• Nhân sự chủ động, không phụ thuộc vào “duyên” hoặc “may mắn”.

Ba bước kiểm soát chuỗi cung ứng hiệu quả cho doanh nghiệp nhỏ và vừa

Để xây dựng một hệ thống chuỗi cung ứng bài bản nhưng dễ triển khai, bạn có thể thực hiện theo ba bước dưới đây. Đây là nội dung thực chiến được triển khai trong chương trình “Hành trình 12 tháng – 5 bước xây dựng doanh nghiệp bền vững”.

Xem thêm: KHOÁ ĐÀO TẠO “CEO & CHIẾN LƯỢC CÔNG TY – ỨNG DỤNG CÔNG CỤ CHIẾN LƯỢC”

Tham khảo: Khóa đào tạo “Kỹ năng lãnh đạo cho Quản lý cấp cao CxO”

Xem thêm: 5 bước xây dựng doanh nghiệp bền vững khởi đầu từ việc làm chủ thời gian và mục tiêu cá nhân

Bước 1: Vẽ sơ đồ chuỗi cung ứng theo ba phần

Sơ đồ cần chia rõ ba nhóm:

1. Đầu vào – Nhà cung cấp: Ai đang cung cấp nguyên vật liệu? Có hợp đồng cam kết gì không? Thời gian giao hàng là bao lâu? Có quy định về số lượng đơn tối thiểu hay chi phí phát sinh không?

2. Vận hành nội bộ: Quy trình sản xuất, đóng gói, kiểm định chất lượng có rõ ràng không? Ai theo dõi thời gian sản xuất trung bình? Có thông số kiểm tra chất lượng trước khi giao không?

3. Đầu ra – Thị trường: Ai là người gọi xe, liên hệ với khách, theo dõi đơn hàng đã được giao đúng thời gian chưa? Có hệ thống đo lường mức độ hài lòng của khách hàng sau khi nhận hàng không?

Khi doanh nghiệp hoàn thành bản sơ đồ này, điều thường thấy là: không có ai chịu trách nhiệm xuyên suốt chuỗi cung ứng, mỗi bộ phận chỉ lo “xong việc của mình” và không biết điểm nghẽn nằm ở đâu.

Bước 2: Viết SOP đơn giản để kiểm soát giao – nhận

Không cần quá phức tạp. Chỉ cần từ 3 đến 7 bước rõ ràng, dễ hiểu, có thể viết tay hoặc đánh máy cũng được. Một số nội dung có thể đưa vào SOP như:

• Khi kỹ thuật hoàn tất sản phẩm, trong bao lâu phải thông báo cho người phụ trách giao hàng?

• Nếu giao hàng bị trễ, ai sẽ là người xử lý? Và xử lý theo quy trình nào?

• Nếu nhà xe không đến đúng hẹn, có phương án thay thế nào chưa? Ai sẽ thực hiện phương án dự phòng đó?

Tất cả các cam kết về thời gian cần được ghi rõ trong hợp đồng với nhà cung cấp và cả trong SOP nội bộ. Nếu không có cam kết, sẽ không ai chịu trách nhiệm. Nếu không có quy trình, sẽ không ai biết ai đang làm chậm cả hệ thống.

Xem thêm: KHOÁ ĐÀO TẠO “CEO & CHIẾN LƯỢC CÔNG TY – ỨNG DỤNG CÔNG CỤ CHIẾN LƯỢC”

Tham khảo: Khóa đào tạo “Kỹ năng lãnh đạo cho Quản lý cấp cao CxO”

Xem thêm: 5 Bước Xây Dựng Doanh Nghiệp Bền Vững: Bước 2 – Làm Chủ Tài Chính Doanh Nghiệp

Bước 3: Lập bảng theo dõi tiến độ giao hàng

Một bảng đơn giản bằng Excel hoặc phần mềm quản lý công việc là đủ. Ghi rõ từng đơn hàng, người phụ trách, ngày sản xuất, ngày dự kiến giao hàng, ngày thực tế giao và phản hồi của khách hàng.

Khi bảng này được duy trì hàng tuần, doanh nghiệp dễ dàng:

• Phát hiện đơn hàng có nguy cơ trễ sớm.

• Đánh giá hiệu quả của từng bộ phận.

• Làm cơ sở dữ liệu cho việc cải tiến vận hành trong tương lai.

Kết luận: Muốn bền vững, hãy bắt đầu từ việc kiểm soát hệ thống

Xây dựng doanh nghiệp không chỉ là bán được hàng, mà là biết vận hành có hệ thống để phát triển lâu dài.

Trong 5 bước xây dựng doanh nghiệp bền vững, kiểm soát chuỗi cung ứng là bước nền tảng, mang lại giá trị thực tiễn rõ ràng. Khi bạn biết kiểm soát từ nguyên vật liệu đầu vào đến trải nghiệm đầu ra, bạn đang đặt nền móng vững chắc để xây một doanh nghiệp không phụ thuộc vào may mắn.

Hãy bắt đầu từ việc vẽ chuỗi cung ứng, viết SOP đơn giản, và theo dõi tiến độ mỗi đơn hàng. Chỉ 30 ngày thực hành liên tục, bạn sẽ thấy doanh nghiệp mình trở nên minh bạch, hiệu quả và đáng tin cậy hơn.