XÂY DỰNG SOP – QUY TRÌNH VẬN HÀNH CHUẨN THỰC CHIẾN

XÂY DỰNG SOP – QUY TRÌNH VẬN HÀNH CHUẨN THỰC CHIẾN

  1. THÔNG TIN CHUNG

Đối tượng học viên

• Chủ doanh nghiệp SME đang muốn chuẩn hoá hệ thống vận hành
• Trưởng/phó phòng các bộ phận: vận hành, sản xuất, nhân sự, kinh doanh, QA/QC
• Quản lý cấp trung/cao mong muốn xây dựng hệ thống SOP bài bản

Mục đích khóa học

•     Trang bị kiến thức nền tảng và phương pháp thực chiến để xây dựng hệ thống SOP hiệu quả, có thể triển khai và duy trì lâu dài trong doanh nghiệp.

Mục tiêu khóa học - Học viên sau khóa học có thể:

1. Hiểu bản chất và vai trò chiến lược của SOP trong quản lý doanh nghiệp
2. Biết cách xây dựng quy trình từ A-Z theo phương pháp thực chiến 11 bước
3. Thực hành xây dựng được ít nhất 1 SOP cho phòng ban/tổ nhóm của mình
4. Hiểu và phòng tránh các lỗi phổ biến khiến SOP thất bại khi áp dụng
5. Biết cách triển khai SOP như một phần trong văn hóa vận hành doanh nghiệp

Kết quả kỳ vọng

• Mỗi học viên xây dựng được khung SOP cho 1 quy trình thực tế tại doanh nghiệp mình
• Có khả năng hướng dẫn lại đội ngũ triển khai SOP đúng chuẩn
• Có nhận thức chiến lược về tầm quan trọng của SOP với hiệu suất doanh nghiệp

  2. NỘI DUNG CHƯƠNG TRÌNH (CHIA THEO 3 BUỔI)

  Buổi 1: NỀN TẢNG VÀ TƯ DUY HỆ THỐNG SOP

  Thời lượng: 3.5 giờ

1. Tổng quan & tư duy chuẩn về SOP

• SOP là gì? Tại sao 85% vấn đề doanh nghiệp đến từ thiếu SOP?
• Mối liên hệ giữa SOP – KPI – Chiến lược – Văn hóa vận hành
• Phân loại SOP: Quản lý – Kỹ thuật – Hỗ trợ

2. Các nguyên tắc nền tảng khi xây dựng SOP

• 5 nguyên tắc SOP thực chiến (phải có / dễ hiểu / được phê duyệt / thường xuyên cập nhật / linh hoạt theo từng đơn vị)
• SOP như 1 công cụ đào tạo và hệ thống kiểm soát hiệu suất

3. Lý do hệ thống SOP thất bại và các cảnh báo

• 10 lý do khiến SOP không hiệu quả
• Ví dụ thực tế tại doanh nghiệp Việt Nam

  Bài tập nhóm: Phân tích lỗi SOP tại doanh nghiệp học viên

  Buổi 2: 11 BƯỚC XÂY DỰNG SOP CHUẨN THỰC CHIẾN

  Thời lượng: 3.5 giờ

4. Quy trình 11 bước xây dựng SOP hiệu quả (chia 2 phần)

Phần 1 – Từ tư duy đến bản mô tả quy trình (B1–B6):

• Xác định mục đích, phạm vi, GTGT của quy trình
• SIPOC – 5W1H – 5M1I
• Xác định bước công việc, điểm kiểm soát, người thực hiện
• Hệ thống tài liệu tham chiếu và mô tả rõ từng bước

Phần 2 – Từ viết SOP đến triển khai (B7–B11):

• Thử nghiệm quy trình – Pretest
• Viết mô tả – flowchart hóa quy trình
• Biểu mẫu – đánh số – lưu trữ – triển khai – đo lường – audit

  Workshop thực hành: Mỗi nhóm chọn 1 quy trình cụ thể để viết khung SOP theo mẫu 11 bước

  Buổi 3: TRIỂN KHAI – DUY TRÌ – ĐO LƯỜNG – TỐI ƯU HÓA SOP

  Thời lượng: 3.5 giờ

5. Tổ chức triển khai SOP như 1 hệ thống

• Huấn luyện – kiểm tra – giám sát – điều chỉnh
• Vai trò người sở hữu quy trình
• KPI cho SOP – audit nội bộ

6. SOP gắn với văn hóa doanh nghiệp

• SOP không chỉ là giấy tờ – SOP là "hiển thị hành vi chuyên nghiệp"
• Cách SOP trở thành hành vi tổ chức & văn hóa

7. Thực hành thực tế – Tư vấn phản biện

  Coaching trực tiếp từng nhóm: Xây dựng và trình bày SOP do nhóm tự thiết kế

  Nhận xét – chỉnh sửa – tư vấn triển khai thực tế tại DN

  3. Tài liệu & mẫu biểu cung cấp

• File mẫu: SOP chuẩn theo cấu trúc 11 bước
• Template biểu mẫu – khung flowchart – sổ tay SOP
• Bộ checklist kiểm soát chất lượng SOP
• Mẫu bảng đánh giá hiệu quả SOP theo KPI